Adjoint Administratif Secretariat Ifsi Ifas

**Descriptif**

Le Centre Hospitalier de Montluçon-Néris les Bains (03), d’une capacité de plus de 1200 lits, recherche un adjoint administratif (F/H) à 100% pour le secrétariat de la Direction des Soins.
Missions du poste
- Organiser et coordonner pour la direction de l’IFSI/IFAS, la transmission et la rédaction des informations de l’organisme de formation.
- Réaliser toutes les opérations nécessaires au fonctionnement administratif, logistique, pédagogique, financier de l’IFSI/IFAS en interne et externe en relation étroite avec la direction de l’Institut de Formation.

Activités principales:

- Mise à jour des informations du dossier papier et informatique des étudiants et des élèves
- Suivi et gestion des processus administratifs
- Classement et archivage des documents, des courriers, des dossiers, mise à jour des procédures
- Missions d’informations, de conseils et d’orientation
- Réalisation des tâches dans le respect des règles, des textes et des procédures.

Activités spécifiques:

- Responsable de la régie des recettes de l’Institut de Formation
- Commandes et suivi des fournitures de bureau
- Demande et suivi des interventions de maintenance et réparation
- Gestion des cartes étudiants, de wifi, de parking et de self
- Commande consommables et gestion des demandes de réparations et entretien appareils multifonctions

Activités ponctuelles:

- Remplacement sur les missions des autres adjoints administratifs en cas d’absence prévue ou imprévue ou en cas de surcharge de travail
- Participation à la surveillance des évaluations et à l’organisation des épreuves orales du concours d’entrée (FPC)
- Communication extérieure dans le cadre du plan d’attractivité de l’Institut de Formation (radios, médias,)
- Contrôle fermeture Institut de Formation (éclairage, matériel audio et vidéo, verrouillage portes )

Compétences requises:
Formation et/ou qualification:

- Titulaire d’un BTS « Assistant de gestion » ou « Assistant de direction » ou d’un DUT option GAPMO

Maitrise des outils bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook Express, Internet )
Maitrise des techniques de secrétariat
Maitrise de l’orthographe et de la syntaxe, rédiger et mettre en forme des notes, des courriers, des documents et des rapports
Notion de comptabilité
Utilisation logiciel Berger-Levrault
Qualités requises:
Expérience de management dans le secrétariat, dynamisme, rigueur
Adaptabilité à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques, savoir gérer son temps de travail
Réactivité, créativité, suggestion
Sens de l’organisation, autonomie, prise d’initiatives, savoir discerner les priorités
Disponibilité, sens des relations humaines, aptitude à la communication
Polyvalence dans les différentes missions confiées et/ou demandées, savoir rendre compte et transmettre des informations
Réserve professionnelle (confidentialité de certains dossiers), discrétion
Travail en équipe en respectant le travail de chacun
S’inscrire dans l’évolution, la modification de ses pratiques professionnelles, savoir évoluer ou modifier ses pratiques et rechercher des solutions alternatives à l’existant
Contraintes et difficultés:
Savoir travailler dans l’urgence,
Maintenir une vigilance professionnelle,
Travail en « open-space »
Une partie des congés sont obligatoirement posés sur les dates de fermeture de l’institut et autour des vacances scolaires des étudiants et élèves

**Conditions**
(Pour postuler à cette offre vous devez être fonctionnaire titulaire)

**Personne à contacter**
Madame MORISSE Valérie
Directrice des Soins
Centre Hospitalier de Montluçon-Néris les Bains
18 avenue du 8 mai 1945
03100 MONTLUCON
Secrétariat : 04.70.02.36.77