Secrétaire Du Service Social Académique

Au sein de la Région académique d’Île-de-France (constituée des trois académies de Paris, Créteil et Versailles), l’académie de Créteil est composée de trois départements très différents dans leur configuration sociale, économique et territoriale : la Seine-et-Marne (77) très étendue et à dominante rurale, la Seine-Saint-Denis (93) fortement urbanisée et en croissance démographique très forte, et le Val
- de-Marne (94) également marqué par une densité urbaine importante.
Deuxième académie de France en termes d’effectifs, l’académie de Créteil compte près d’un million d’élèves, apprentis et étudiants scolarisés dans plus de 2 600 écoles et plus de 650 établissements scolaires du second degré.
85000 étudiants sont accueillis dans 4 universités, 9 IUT, 1 ESPE, 4 ENS et écoles d’ingénieur.
L’académie de Créteil gère plus de 85000 agents (dont 1000 au rectorat) et dispose d’un budget de 4,6 milliards d’euros. Soucieuse de répondre aux besoins des élèves, l’académie de Créteil a fait des ressources humaines un enjeu stratégique pour valoriser ses personnels. Repérer les ambitions, les aptitudes et les compétences pour favoriser les carrières est l’objectif affiché dans le projet académique.
L’accompagnement des personnels, en termes de formation, et de suivi qualitatif permet â chacun de se projeter sur des carrières variées et adaptées aux attentes de chacun. Au sein du Rectorat, le poste est rattaché au Service Social Académique.
Supérieur hiérarchique direct : Conseillère Technique auprès du Recteur

Mission principale du service:

- Accueil physique et téléphonique du public (écoute / orientation vers des partenaires internes ou externes)
- Gestion de l’activité administrative du service
- Secrétariat de la Conseillère Technique du Recteur ainsi que son Adjointe, Conseillère technique et référente handicap
- Travail en collaboration avec le service médical et infirmier académique et avec les services sociaux des DSDEN ( service social des personnels et des élèves ) ainsi qu’avec les partenaires dans et hors institution

Mission 1 : Gestion administrative du service social rectoral
A/ Gestion administrative globale du service:
a/Contribuer à la gestion administrative du service
Point hebdomadaire avec la CTR ou la CTR Adjointe
Suivi administratif des personnels du service (recrutement / prise de poste/ tutorat /stage d’adaptation à l’emploi / entretien d’évaluation annuel/ demande de détachement /départ en retraite / etc )
Mise en place des tableaux de synthèse sur excel et réaliser des statistiques de l’activité
Gestion : du courrier et de son enregistrement /des agendas / des relevés d’appel
téléphoniques/ de la messagerie du service /etc
Frappe des documents administratifs ( word /excel / Power point ) et classement
Classement et archivage à réaliser avec régularité
Mise à jour de la documentation du service
Suivi de l’accueil administratif des stagiaires (pour leur accueil et pour les gratifications)
Envoi d’invitations ou de convocations pour le service
Savoir réaliser un accueil téléphonique de qualité et une écoute adaptée
Réalisation de toute tache collaborative favorisant la qualité du service social rectoral
b/ Faciliter le lien entre la CTR et son adjointe avec les CTD
Faire suivre les informations, comptes rendus, notes de services, et tout élément nécessaire au travail collaboratif entre la CTR et son adjointe avec les CTD
c/ Favoriser les liaisons avec le service de santé et avec le CROUS
en faveur des personnels : passation d’informations, de dossiers administratifs ,de fiches de liaisons ou de saisines en faveur des élèves : passation d’informations ,mise en œuvre de temps collaboratifs, de groupes de travail, de conférences et autres d’où le suivi des convocations et d’échanges de courriers ou de mails avec réservation de salles avec le CROUS : passation d’informations ,mise en œuvre de temps collaboratifs, de groupes de travail, et autres si nécessaire
B/ Travailler de concert avec les ASP
a/ Collaborer avec les AS du personnel
Gérer la boite mails du service et orienter vers les ASP concerné(e)s
Faire suivre aux AS concerné les demandes de l’agent reçues sur la boite mail académique
Réaliser des saisines administratives sur des logiciels spécifiques (cf. dans panoux ou tribu) puis faire le suivi par des outils de synthèses (cf. histogramme ou autres )
b/ Gérer l’urgence d’hébergement des agents (cf. nuits d’hôtel )
Faciliter le suivi administratif des demandes de nuits d’hôtel en transmettant les éléments pour obtenir une chambre d’hôtel en urgence puis répertorier le nombre de demande réalisé chaque semaine pour faire des statistiques mensuelles

Mission 2 : Préparation des fiches sociales en vue de la commission d’action sociale:
Réceptionner les fiches transmises par les AS puis les classer e