Assistant Administration Des Ventes

La société AMVALOR, Société par Actions Simplifiée, filiale de l’Ecole Nationale Supérieure d’Arts et Métiers (ENSAM), réalise des travaux de recherche et des développements innovants dans les domaines du génie mécanique et du génie industriel principalement et s’appuie sur les compétences scientifiques des laboratoires de l’ENSAM. AMVALOR gère l’Institut CARNOT ARTS. Sa vocation est le développement de relations de recherche contractuelle avec le monde industriel. La structure gère plus de 700 contrats par an avec l’ensemble des acteurs du tissu économique et réalise un chiffre d’affaires annuel de 15 millions d’Euros avec un effectif de 170 collaborateurs.

**Contexte**:
L’équipe SIEGE à laquelle vous êtes intégré(e) comprend l’ensemble des pôles supports internalisés pilotant les activités dans les zones d’implantation d’AMVALOR (8 sites).

Le **service de l’Administration des Affaires est composé de 4 personnes **dont une Directrice et 3 collaborateurs (trices).

Dans un contexte de fort développement de nos activités et de professionnalisation constante, pour répondre aux nouveaux enjeux, AMVALOR recrute _**un(e) Assistant (e) Administration des ventes**_ qui, sous la responsabilité de la Direction de l’Administration des Affaires et en étroite collaboration avec la Direction Générale, la Direction du Développement ainsi que des Délégations régionales AMVALOR, _**contribuera au bon déroulement administratif et financier des Affaires, dans le respect des engagements contractuels.**_

**Missions du poste**:

- Dans l’ERP AMVALOR : Création physique de l’ensemble des dossiers d’affaires pour tous les secteurs ; suivi des dossiers d’affaires (dont dossiers subventionnés) ; contrôle des informations saisies en Délégation avec contrôle systématique du dépôt des pièces jointes ; réponses aux demandes des clients et préparation de courriers divers ( ),
- Envoi des livrables aux clients et documents associés (BL, enquête de satisfaction,),
- Emission et envoi des factures clients (essentiellement dématérialisés ou via des plateformes),
- Traitement et contrôle des pièces constitutives des dossiers d’affaires dans le respect des procédures qualité, diffusion des documents auprès des Responsables Scientifiques et des Délégations régionales,
- Transferts financiers et clôture des dossiers d’affaires,
- Coordination et interface entre le Siège, les Laboratoires, les Délégations régionales, l’ENSAM et les Partenaires industriels,
- Coordination des différents services du Siège pour opération d’archivage et/ou de destruction de documents (tous les 3 à 5 ans) dans le cadre du RGPD,
- Interface avec le fournisseur pour la gestion des photocopieurs du Siège,
- Gestion de l’entretien du KARDEX (appareil d’archivage des dossiers),
- Application des procédures et plans qualité avec suivi des documents associés.
- Autres tâches administratives diverses.

**Votre profil**:

- Minimum BAC +2 en Administration des Ventes,
- **Expérience significative d’au moins 10 ans dans le domaine de l’Administration des Ventes et/ou des Affaires**,
- Maîtrise des outils de bureautique (Excel, Word, navigateur internet )
- Connaissance et respect des procédures Qualité,

**Compétences opérationnelles**:

- Respect des délais,
- Sens du service,
- Autonomie, rigueur et sens de l’organisation du périmètre de son activité,
- Niveau rédactionnel de grande qualité,
- Adaptabilité et polyvalence,

**Savoirs être**:

- Capacité à communiquer,
- Intelligence relationnelle et situationnelle,
- Capacité à travailler en transverse dans un contexte multiculturel impliquant des interactions fonctionnelles diverses,
- Etre force de proposition et créatif(ve)
- Fort esprit d’équipe.
- **Conditions du poste **:_

**Lieux de travail**: Paris 13ème (Place d’Italie)

**Prise de fonction**: dès que possible

**Emploi non compatible avec du télétravail**

**Type de contrat**: CDI à temps plein (temps partiel 80% possible)

**Statut**: non cadre (37,5h/15 RTT/25CP)

**Convention Collective Nationale**: SYNTEC

**Salaire brut mensuel**: entre 2 800€ et 3 200€ selon profil et expérience

**Autres avantages**:

- Accord de participation légale*,
- Prime de vacances versée en Juin*,
- Carte Pass restaurant valeur faciale 10 € (participation employeur 60%),
- Mutuelle d’entreprise (participation employeur 80%),
- Remboursement transport 75%,
- CSE* chèques vacances, carte cadeau, chèques culture ( )
- (*) soumis à conditions _

**Contact**:

- AMVALOR mène une politique active pour soutenir et promouvoir l’égalité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge, ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap._

Type d'emploi : Temps plein, Temps partiel, CDI

Rémuné