Assistante de Direction

**Description de la mission**:
**Mission Générale**: Il assure toutes les missions du secrétariat de direction - Courrier Direction - Ouverture, tri du courrier « arrivé » journalier de l’ensemble de l’établissement - Ventilation et distribution dans les bannettes du courrier des divers services - Elaboration des courriers courants - Rédaction et mise en forme du courrier de la direction et suivi de son expédition - Gestion et classement du courrier électronique adressé à la Direction - Rédaction de Notes et envoi dématérialisé - Relecture, correction et mise en forme de divers documents produits par l’établissement, en respectant les matrices et la charte graphique du GHND/CHPB - Prise de notes, frappe et mise en forme de rapports, édition, diffusion Gestion des instances et réunions de l’Etablissement (Directoire, Conseil de Surveillance, CME, Staff) - En amont, travail préparatoire avec les différents intervenants, afin de définir les ordres du jour (ex : Président de CME, Responsable Qualité, etc.) - Rédaction et envoi des convocations et des documents préparatoires - Présence à ces instances/réunions afin de prendre des notes qui seront utilisées pour établir la rédaction des procès-verbaux ou comptes rendus - Délibérations et envoi de ces dernières aux autorités - Compte rendu des réunions des instances - Gestion des rendez-vous, organisation des réunions internes et externes et des déplacements - Tenue de l’agenda du Directeur Délégué - Gestion des rendez-vous et accueil des visiteurs - Organisations des réunions (planification, contacts aves les différents intervenants afin de connaître leurs disponibilités, réservation des salles de réunion, du matériel nécessaire : ordinateur, vidéo, réservation des repas de direction) - Gestion des plannings des salles : réunions, formations - Gestion des fournitures de bureau - Suivi des réclamations, en collaboration avec le Directeur Délégué, et le Chargé des Relations avec les Usagers - Réception, enregistrement des réclamations - Suivi des demandes de rapports - Suivi des réponses à apporter aux plaignants - Organisation des différents évènements, en collaboration avec les Services Economiques (inaugurations, venues de personnalités, cérémonies diverses telles que les vœux, départs à la retraite, remises de médailles du travail) - Réalisation des invitations - Réservation de salles - Préparation des éléments (collation, discours ) - Gestion de la Communication - Organisation et animation des Cellules Communications + suivi des projets - Gestion de la Communication interne/externe (Intranet, Site internet et Facebook) - Réalisation de divers supports de communication (affiche, flyer etc.) - Tâches diverses - Organisation du traitement de l’information, des documents et des communications téléphoniques (filtrage) liées au Secrétariat de Direction et suivi des dossiers - Mise à jour, Classement et archivage des documents administratifs, courriers, revues,selon le plan de classement de l’établissement - Reproduction de documents, de dossiers, - Gestion des congés des Attachés sur CHRONOS - Suivi des demandes de réquisition de la Gendarmerie - Tenue, mise à jour et diffusion des gardes administratives - Gestion des messages téléphoniques, - Gestion des tâches à la demande Savoir-Faire / Savoir Etre - Collaboratrice directe du Directeur Délégué, et interface privilégiée entre son supérieur et les différents intervenants, l’Assistant(e) de Direction doit :  Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel  Organiser et classer les données, les informations, les documents de diverses natures  Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports  Diffuser les informations attendues dans les délais  Savoir gérer les priorités  Savoir travailler de façon autonome mais toujours en lien avec le Directeur Délégué  S’intéresser à la vie de l’établissement et être à l’écoute.

Poste de catégorie C dans le cadre d’un contrat de travail à durée déterminée de droit public.