Assistant(E) Manager Département Ps2

**Missions du poste**:
L’Assistant-e manager recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l’organisation du travail du manager et de son équipe. A ce titre, il-elle assure la bonne coordination des sollicitations internes ou externes dont l’accueil téléphonique et la prise en charge des lignes en cas d’absence de membres du service

**le courrier du département**:

- affecter le courrier sous un logiciel dédié
- réaliser des tableaux de bord d’avancée de réponse au courrier
- distribuer le courrier au sein des équipes
- diffuser des courriers types et élaborer des listes de diffusion dans le cadre de procédures de notifications

**les agendas**:

- gestion de l'agenda du chef de département ; gestion de l’agenda des chargés de projets
- organisation des réunions avec les partenaires externes pour l’ensemble des agents

**la gestion des procédures**:

- mise en circuit des documents et informations utiles à l’équipe (parapheurs )
- coordination des remontées des documents au Cabinet IDFM pour la bonne préparation des dossiers à soumettre au Conseil
- impressions des documents à la préparation du Conseil

**Suivi administratif**:

- archivage et numérisation des dossiers Conseil ou autres dossiers importants en fin de procédure
- l’approvisionnement en fournitures de bureau en lien avec les services logistique et informatique ;
- l’assistance aux chargés de projet sur la gestion administrative de certains dossiers
- l’intérim des assistantes d’autres départements durant leurs congés conformément à l’organisation des secrétariats de la Direction
- Le-la titulaire du poste sera également le responsable de l’archivage électronique du département si nécessaire.

**Profil recherché**:
**Expériences et compétences**:
**Connaissances mobilisées**:

- Techniques de secrétariat,
- Bonne connaissance des procédures administratives,
- Connaissance de l’environnement public,
- Connaissance des tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,
- Classement et archivage,
- Connaissance des interlocuteurs internes et externes,
- Notions d’organisation et de gestion du temps.

**Compétences requises**:

- Organiser, gérer, anticiper,
- Évaluer des informations,
- Communiquer à l’oral et à l’écrit,
- S’adapter au changement,
- Faire preuve de fiabilité,
- Rendre compte,
- Faire preuve de réactivité,
- Garantir la confidentialité,
- Travailler en réseau.

**Expérience attendue**:
Expérience sur des fonctions d’assistanat de managers intermédiaires ou petites équipes, de préférence dans le secteur public. Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée.

**Environnement du poste**:
Le département Projets de surface zone 2 est l'un des départements composant la Direction des Infrastructures. Le département Projets de surface zone 2 a en charge le pilotage, la maîtrise d’ouvrage des études jusqu’à la déclaration d’utilité publique et dans certains cas la maîtrise d’ouvrage jusqu’à la mise en service, des projets de développement en mode tramway, tram-train, BHNS, câble et autres infrastructures de transports en commun linéaires de surface sur les départements franciliens définis. Le département Projets de surface zone 2 a également en charge le pilotage et le cas échéant la maîtrise d’ouvrage de projet de centre de remisage et d’entretien pour les réseaux de bus d’Ile-de-France.

Ses missions consistent plus particulièrement à:

- Coordonner, et suivant les cas, piloter dans le respect du programme les projets d’investissements dans les infrastructures de transports
- Etre garant de la conformité des projets d’un point de vue juridique, sécuritaire, environnemental et urbanistique
- Définir les projets sur le plan technique et de suivre les études correspondantes
- Définir le mode de financement et dialoguer avec les co-financeurs potentiels
- Préparer les phases de concertation et d’enquête publique des projets
- Piloter les projets (programme, calendrier, coûts) en phase de réalisation
- Suivre les projets pour le compte des financeurs (Etat, RIF, CG ) par l’intermédiaire des Comités de Suivi des Conventions de Financement (CSCF), préparer les comptes-rendus des Comités Techniques, Comités de Pilotage, Commissions de Suivi
- Accompagner les projets dans leurs phases décisionnelles : présentation des dossiers au conseil d’Ile-de-France Mobilités notamment