Secrétaire D’accueil

il y a 1 semaine

Marseille, France Espace des Arts Numériques de l'Image et du Son Temps plein

**Objectifs du poste**

Le/la secrétaire d’accueil assure l’accueil physique et téléphonique des publics, la gestion administrative des dossiers de formation ainsi que le suivi des procédures avec les organismes partenaires (Région, Métropole, Conseil Départemental, Ville de Marseille, France Travail, Mission Locale etc ).

Il/elle veille également au bon fonctionnement administratif quotidien de la structure (courrier, classement, archivage, fournitures, agendas).

**Missions principales**
- Accueil & communication
- Accueillir physiquement les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques.
- Recevoir, filtrer et orienter les courriers et messages électroniques.
- Organiser et maintenir l’espace d’accueil et de bureautique.
- Réaliser et mettre en page des documents de communication.
- Travaux administratifs
- Saisir, mettre en page et éditer des documents.
- Gérer le courrier entrant et sortant.
- Commander et gérer les fournitures de bureau.
- Tenir à jour le cahier des messages internes.
- Archiver et classer les dossiers administratifs.
- Gérer les réservations pour les événements et assurer la billetterie.
- Suivi des dossiers stagiaires et formateurs
- Enregistrer les états de présence des stagiaires et signaler les absences.
- Préparer et suivre les dossiers administratifs des stagiaires.
- Mettre à jour les plannings et listes de stagiaires.
- Enregistrer mensuellement les heures des formateurs.
- Tenir les tableaux de notes et assurer le transfert des données vers la Région.
- Contrôler les sauvegardes informatiques et l’archivage papier.
- Compétences requises
- Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Bonne maîtrise de l’orthographe et de la rédaction.
- Capacité à gérer des bases de données et systèmes de classement.

**Qualités personnelles**
- Rigueur, organisation et sens des priorités.
- Bon relationnel et sens de l’accueil.
- Polyvalence et autonomie.
- Discrétion et respect de la confidentialité.

**Profil souhaité**

**Qualification**: Employé qualifié

**Secteur d’activité**: Formation continue d’adultes

**Compétences indispensables**:
✔ Accueillir, orienter et renseigner un public

✔ Classer et archiver des documents

✔ Gérer le courrier administratif

✔ Planifier des rendez-vous et gérer des agendas

✔ Mettre à jour des dossiers et bases de données

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 1 732,50€ à 2 179,91€ par mois

Expérience:

- Réception: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

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    Nous recherchons pour notre structure de Marseille une secrétaire d'accueil - assistante administrative Vos principales missions seront: - La réception des clients - La gestion du standard téléphonique et du courrier - Vous aurez à collaborer avec le service formation pour gérer les inscriptions, la préparation des salles et des supports de...

  • Secrétaire d'Accueil H/F

    il y a 2 semaines

    Marseille, France ColiseeFrance Temps plein

    Votre quotidien chez nous : En tant que secrétaire d'accueil H/F, vous accueillez, renseignez et orientez les résidents, leurs familles et les visiteurs soit à l'espace d'accueil soit par téléphone. Vous avez pour missions principales : Accueil et gestion commerciale : - Procéder à l'accueil téléphonique et physique des familles des résidents, des...

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  • Chargé(E) D'accueil

    il y a 1 semaine

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    Afin de renforcer ses équipes, CLINADENT recherche une Chargé(e) d'accueil/ Secrétaire médical. VOS PRINCIPALES MISSIONS: - L'accueil des patients - La création de leurs dossiers patients - La gestion des plannings des praticiens - La prise de rendez-vous au téléphoniques et physiques - La gestion du courrier - Gestion du tiers-payant -...

  • Secrétaire D'accueil en Ehpad

    il y a 2 semaines

    Marseille, France EHPAD Maison Sainte Emilie Temps plein

    **À propos du poste** Nous recherchons un ou une secrétaire à temps partiel ( Roulement de 5 jours de travail sur 14 jours avec 1WE sur 2- horaires 9h-12h/14h-17h30) pour un remplacement d'un mois. Vous serez le premier point de contact pour les résidents, les familles et les partenaires, jouant un rôle clé dans la gestion administrative et l'accueil...