Assistant de Direction

**Descriptif et missions**: Sous la responsabilité de la Directrice Ressources, vous apportez une aide permanente à celle-ci en termes d'organisation, de gestion de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Vos missions:
Accueil téléphonique et physique au secrétariat:

- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques ;
- Recevoir le public (usagers, agents, représentants institutionnels).

Organisation et planification des réunions:

- Prendre et organiser des rendez-vous en fonction des priorités de la Directrice Ressources (DR) ;
- Gérer la planification collective des diverses réunions et rencontres (réunions de services, commissions, Vice-Présidents, adjoints...) ;
- Suivre l'agenda de la DR et le suivi des congés des responsables de service de la DR ;
- Participe à la création de l'arborescence informatique et classement des dossiers de la DR ;
- Organiser des déplacements professionnels de la DR (réservation voiture, train...) ;
- Assurer le suivi des frais de déplacements des élus ville et Mayenne Communauté.

Suivi des projets et activité de la Direction:

- Assurer le suivi des dossiers (reporting d'informations, rétroplanning...) et en assurer le classement ;
- Assurer la coordination des rencontres avec les secrétaires de mairie des 33 communes de l’EPCI (ordre du jour des réunions, organisation des formations en lien avec nos partenaires...) ;
- Effectuer un travail de recherche et d'information afin de constituer les fonds de dossier ;
- Préparer et/ou soutenir administrativement et logistiquement les événements organisés par la DR ;
- Aider au traitement du courrier : en assurer l'enregistrement, le classement puis la distribution au sein des services de la DR.

Réalisation et mise en forme de travaux bureautique:

- Préparer les ordres du jour, compte-rendu, courrier, rapports, supports de réunion (projet délibération, diaporama, PowerPoint...) ;
- Aider au traitement du courrier : en assurer l'enregistrement, le classement puis la distribution au sein des services de la DR ;
- Assurer le suivi des conventions.

**Profil recherché**: Votre profil:

- Savoir organiser et planifier ses activités ;
- Savoir être autonome et rendre compte ;
- Être garant de l'image de la Direction Ressources et de la collectivité ;
- Savoir s'exprimer oralement et rédiger à l'écrit avec aisance ;
- Maîtriser les techniques de restitution et de transmission d'information écrite ou orale ;
- Savoir organiser une réunion et gérer des agendas partagés ;
- Proposer des modes d'organisation, de fonctionnement, de simplification et de classement.
- Respect des obligations de discrétion et confidentialité ;
- Esprit de synthèse et d'analyse ;
- Sens de l'organisation ;
- Sens du travail en transversalité.

Diplômes/Expériences:
Niveau Bac+2 / BTS / BUT spécialité Support à l’action managériale ; Gestion des administrations
- Et/ou une expérience d’un an minimum sur des fonctions similaires

Avantages:

- Rémunération statutaire ;
- Régime indemnitaire ;
- CNAS ;
- Participation au maintien de salaire (15- ; 20- ou 25- selon votre indice majoré)
- 9 RTT

Date d’entretien (un test aura lieu le jour de l’entretien): - Jeudi 18 juillet 24 (après-midi)
**Avantages liés au poste**:

- Ordinateur portable
- NBI
- Télétravail partiel possible

**Avantages collectifs au travail**:

- Charte des valeurs/éthique
- Démarche de conseil/protection des agents
- Aide à la recherche de logement
- Prime de fin d’année
- Congés supplémentaires
- Restauration collective/titres restaurant
- Compte-Epargne Temps
- Amicale du personnel
- Avancement de carrière/promotion
- Prise en charge frais déplacement formation
- Abonnement CNAS ou FNAS
- Régime indemnitaire
- ARTT
- Bilan de compétence/carrière

**Description de la collectivité**: La Ville de Mayenne et la Communauté de Commune Mayenne Communauté sont situées dans le Département de Mayenne en Région Pays de la Loire et comptent 12 893 habitants pour la Ville et 36 792 habitants dans la Communauté.

2ème Ville du Département, une communauté de communes composée de 33 communes en font un secteur très prisé pour l’art et la culture et donc propice au bien-être des agents. (découvrez la suite sur notre page employeur en sélectionnant ci-dessus)