Assistant-e Administratif-ve Stef

**Assistant-e administratif-ve STEF - Réf : SD_1563**:
Fonction RIFSEEP : Assistant de manager intermédiaire
Groupe : B2
IFSE Poste : 453,67 €
NBI : 15 points
SEGUR : 100 €

DGA Solidarités Départementales
Pôle action sociale enfance famille
Direction enfance famille
Direction Adjointe Qualité des parcours
Service territorial Enfance Famille Pignan lattes

**Catégorie B**

**Filière**:

- Administrative

**Type de contrat**: Par voie Statutaire Non Statutaire

**Cadre d'emploi**:

- Rédacteurs territoriaux

**Lieu**: Montpellier

**Description du poste**:
**Missions**:

- Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure
- Dans le cadre de la protection de l'enfance, il/elle est chargé(e) de la gestion du dossier administratif des mineurs et jeunes majeurs, faisant l'objet d'une mesure aide sociale à l'enfance, en lien avec les partenaires internes et externes à la collectivité.

**Activités**:

- Assiste l'activité de l'équipe
- Assure la gestion des fournitures de bureau
- Assure la gestion du courrier
- Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
- Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
- Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
- Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
- Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
- Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure

1) Seconde le RTEF dans l'accomplissement de ses missions en participant:

- à l'élaboration des décisions (y compris les aides financières pour les familles bénéficiaires d'une mesure d'accompagnement) et aux projets du STEF, en lien avec les services de la direction Enfance Famille et l'équipe territoriale enfance dédiée
- aux réunions avec tous les partenaires extérieurs et en rédigeant les comptes rendus de ces réunions

2) Assure la circulation de l'information entre le responsable territorial enfance famille, l'équipe enfance dédiée en territoire et les intervenants internes et externes en recherchant l'information en interne et auprès des institutions partenaires. Veille au respect des dispositifs ayant à traiter de la situation des jeunes majeurs, et des jeunes pris en charge par l'ASE ainsi qu'aux statuts des enfants confiés.

3) Traite l'information : trie, ordonne et présente l'information au RTEF, met en forme et diffuse les décisions du RTEF

4) Gère des dossiers familiaux (cf. référentiel):

- crée, suit et met à jour des dossiers familiaux avec informatisation des données, classe les pièces, clôture des dossiers, classement en vue de l'archivage, assure la tenue des échéanciers des mesures,
- accueille, informe les usagers sur leurs droits et devoirs parentaux, sur les procédures du STEF et les oriente vers le service ou le T.M.S. référent
- gère en lien avec le RTPMI du territoire les courriers relatifs aux bilans santé des enfants confiés

5) Participe aux bilans des dispositifs en élaborant avec le RTEF des tableaux permettant une analyse détaillée de la pertinence des dispositifs y compris sur le plan financier, par la Direction Enfance/Famille

6) Accueil du public : assure l'accueil de 2ème niveau en rapport avec l'aide sociale à l'enfance.

**Profil recherché**:
**Connaissances**:

- Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
- Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
- Technique(s) du domaine d'intervention
- Organisation et fonctionnement du Département
- Qualité : démarche, méthodes, outils
- Dispositif(s) du domaine d'intervention
- Politique(s) publique(s) du domaine d'intervention

**Savoir-faire**:

- Constituer et suivre des dossiers administratifs
- Utiliser les logiciels de bureautique
- Respecter la charte graphique
- Utiliser les techniques du domaine d'intervention
- Conseiller dans son domaine d'intervention
- Gérer les priorités
- Traiter l'information
- Transmettre l'information
- Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention

**Savoirs comportementaux**:

- Capacité d'adaptation
- Aptitude à la communication
- Sens de la confidentialité
- Disponibilité
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Esprit d'équipe
- Esprit de synthèse

**Informations complémentaires**:

- Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI
- Identification du périmètre : Accueil du public
- Identification de la fonction de l’agent dans le périmètre : Agent du périmètre

**Contraintes horaires du poste**:

- Disponibilité concernant les horaires : NON
- Type de contrainte horaire : Poste à temps complet

**Contraintes du poste**:

- Échéances de la paie des assistants familiaux, des aides financières
- Gestion des urgences liées à la protection de l'enfance
- Confidentialité
- Rédaction des comptes-rendus de Commission Enfance
- Participation aux PPE et Commissions Enfanc