Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère)

À propos du poste

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre notre équipe. En tant qu'assistant(e) administratif(ve), vous serez le ou la référent(e) pour la gestion quotidienne des tâches administratives, assurant ainsi le bon fonctionnement de nos activités. Vous travaillerez en étroite collaboration avec l'équipe opérationnelle de l'IHU, les directions métier des établissements fondateurs (Université de Montpellier, CHU de Montpellier, Inserm) ainsi que les partenaires externes. L'Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) contribue au bon fonctionnement administratif, financier et organisationnel de l'IHU.

Responsabilités

1. Gestion administrative et appui à l'activité de l'IHU

• Assurer l'assistance administrative générale auprès de l'équipe opérationnelle et de la direction de l'IHU.
• Gérer le courrier, l'accueil téléphonique, les agendas et plannings.
• Organiser les réunions et événements de l'IHU (gestion d'agendas, visioconférences, réservation de salles, commandes de prestations).
• Organiser les déplacements professionnels en France et à l'étranger (missions, voyages, hébergements), collecter et classer les pièces justificatives associées.
• Assurer l'appui administratif au suivi des contrats de recherche.
• Participer à la rédaction, la mise en forme et la diffusion des documents administratifs et institutionnels.
• Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents et pièces justificatives.
• Contribuer à l'élaboration des rapports d'activité et financiers de l'IHU (collecte des données, notamment pour l'ANR).

2. Gestion financière et budgétaire

• Traiter les commandes : vérification des crédits disponibles, contrôle des conditions tarifaires, relations fournisseurs, saisie dans les systèmes d'information.
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations financières (bons de commande, bons de livraison, contrats, visas).
• Réaliser les opérations d'engagement et de liquidation des dépenses de son périmètre (attestations de service fait, rapprochements BC/BL).
• Assurer la mise en œuvre et le suivi des recettes, en lien avec les services compétents.
• Organiser et suivre les déplacements des personnels : ordres de mission, réservations, inscriptions à des congrès, états de frais et transmission aux organismes de tutelle pour paiement.
• Assurer le suivi budgétaire des actions et projets issus des partenariats publics-privés.
• Être l'interface avec les services financiers des établissements fondateurs.
• Participer aux opérations de clôture budgétaire et financière de fin d'exercice.
• Alimenter les tableaux de bord et réaliser des extractions depuis les systèmes d'information.

3. Appui à la gestion des ressources humaines

• Gérer administrativement les stages et les gratifications, et en assurer le suivi.
• Participer à l'instruction des dossiers de recrutement et au suivi des contrats (entrées, renouvellements, fins de contrat), en lien avec les services RH des tutelles.
• Contribuer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux arrivants.

Profil recherché

• Formation : niveau Bac à Bac +2 en gestion administrative, financière ou équivalent.
• Expérience professionnelle : au moins 2 ans sur un poste similaire en gestion administrative et financière, idéalement en environnement institutionnel ou de recherche.
• Excellentes compétences organisationnelles et rigueur dans le travail
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Bonne capacité d'écoute, de communication et d'adaptation
• Autonomie, discrétion et sens du service client interne comme externe
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique

Type d'emploi : CDD

Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 30 000,00€ par an

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien
• RTT
• Travail à domicile occasionnel

Lieu du poste : En présentiel