1375-secrétaire Autonomie

**Descriptif et missions**: Ce poste sera amené à évoluer dans le cadre d"une réflexion en cours sur l"organisation Il.elle assure d"une part, des activités de secrétariat de l"équipe de cadres de la direction, en lien avec les autres secrétaires de la direction et d"autre part, une mission d"instruction des dossiers de prestation de compensation du handicap (PCH), en lien avec la responsable des prestations individuelles aux PA PH. ACTIVITES Secrétariat des cadres de la direction - Assure l"accueil téléphonique et physique du public, identifie la demande et assure son traitement dans la limite de sa fonction - Analyse la demande de l"interlocuteur et oriente vers le professionnel adéquat - Remet au public les informations utiles et la documentation nécessaire en fonction de la demande exprimée - Gère l"activité professionnelle des cadres en assurant l"accueil téléphonique et la tenue des agendas et en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités - Prend en charge la logistique nécessaire à leur activité (réservation de salles, réservation de véhicules,...) - Travaille en lien étroit avec l"assistante de la direction autonomie et celle de la MDPH - Assure le suivi du courrier arrivée/départ ainsi que des notes internes, et veille au respect de l"échéancier des réponses, utilise le logiciel courrier - Met en forme, suit et veille à l"enregistrement des arrêtés au recueil des actes administratifs et à la diffusion des autres actes officiels (conventions) - Saisit et suit, dans GEDELIB, les rapports nécessitant un passage en commission permanente ou session Instruction de dossiers de prestation de compensation du handicap - Réceptionne les demandes, vérifie les pièces constitutives de chaque dossier, sollicite des compléments si nécessaire - Vérifie le contenu et la conformité des plans d"aide, en ce qui concerne les aspects administratif et financier, les saisit dans le progiciel, propose des décisions respectant la réglementation et les notifie par courrier - Effectue le suivi, la révision et la radiation des prestations - Procède au versement de la prestation aux bénéficiaires - Contrôle les factures en lien avec les décisions notifiées aux bénéficiaires et procède à leur liquidation - Calcule les montants des récupérations dans le cadre du suivi ou de la clôture des prestations et rédige les courriers valant titres de recettes - En lien avec le responsable de service, rédige les courriers personnalisés, attestations ou courriels - Assure l"accueil téléphonique et physique du public handicapé et de ses proches aidants et les accompagne dans leurs démarches et accès aux droits - Renseigne par téléphone ou par courriel les partenaires externes ou internes sur le suivi des dossiers et initie, le cas échéant, des actions permettant la révision des allocations ou des prestations - Rédige les rapports relatifs aux remises gracieuses présentés à la commission permanente - Demande les justificatifs aux bénéficiaires et vérifie l"utilisation de la prestation - Peut mettre en œuvre la procédure de réclamation d"indus - Se connecte à la GED de la MDPH pour accéder aux factures nécessaires au paiement de certains éléments de la PCH - Effectue la vérification et le paiement des factures aux tiers (fournisseurs d"aide technique, CAF,...). Spécificité du poste - Effectue les permanences d"accueil en alternance avec les autres secrétaires de la direction. Référence de l'offre : djpixmmgbb **Profil recherché**: Compétences techniques: - Connaître l"organisation et les circuits de décision de la collectivité - Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d"activité - Connaître les dispositifs d"aide de l"autonomie - Connaitre les principes de la comptabilité publique - Rédiger des courriers simples - Savoir utiliser des outils de suivi - Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage, publipostage...) - Mettre en forme les documents selon la charte graphique de la collectivité - Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint,...) - Maîtriser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet) - Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l"activité Compétences relationnelles: - Maîtriser les techniques d"accueil téléphonique et physique - Savoir écouter - Comprendre les besoins de son interlocuteur - Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes - Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers - Etre en mesure de travailler en équipe - Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles - Savoir résister au stress et à la pression - Faire preuve de diplomatie - Savoir se rendre disponible - Savoir rendre compte de ses actions Compétences stratégiques: - Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d"importance ou d"urgence - Etre autonome dans l"organisation et l"exécution de son travail - Faire preuve de rigueur dans l"organisatio