Secrétaire Autonomie

**Descriptif et missions**: offre 1297

Il.elle assure le secrétariat de différentes missions au sein de la direction de l’Autonomie:

- secrétariat du programme de soutien aux proches aidants,
- secrétariat de l’accueil familial en lien avec le responsable et le référent départemental de l’accueil familial PA PH,
- secrétariat du CDCA en lien avec la directrice de l’Autonomie,
- soutien au secrétariat de la direction Autonomie.

ACTIVITES

Programme de soutien aux proches aidants
- Assure l’accueil téléphonique et gère l’organisation des réunions
- Saisit et met en forme les courriers, effectue l’envoi des convocations aux réunions
- Assure la continuité du recensement de l’offre de l’aide aux aidants et l’envoi aux partenaires

Accueil familial
- Assure l’accueil téléphonique
- Gère l’envoi des courriers et des agréments
- Organise les réunions des accueillants familiaux et apporte son appui dans l’organisation de leur formation
- Participe aux réunions de service, en assure l’organisation, la prise de notes et la rédaction des comptes rendus
- Participe à la promotion de l’accueil familial ( outils de communication, forums etc-.)
- Participe à la tenue des dossiers et à leur classement et archivage
- Assure la mise à jour des tableaux de bord et des statistiques

Conseil Départemental de la Citoyenneté et de l’Autonomie (CDCA)
- Assure l’organisation des réunions, y participe, en assure la prise de notes et la rédaction des comptes rendus (Bureau et Assemblée plénière)
- Saisit et met en forme les courriers et comptes rendus
- Collabore à l’organisation de manifestations, forums, -.
- Assure la mise à jour des éléments de communication du CDCA

Secrétariat de la direction de l’Autonomie
- Intervient en appui du secrétariat de la direction, en assurant l’accueil téléphonique et physique du service, en prenant les messages et en orientant les demandes vers le bon interlocuteur
- Gère la commande, la distribution et la gestion des fournitures pour l’ensemble des agents de la direction
- De façon transitoire, jusqu’au retour à un effectif complet au sein de l’équipe d’instructeurs APA, gère la boite mail - Rejets APA à domicile - et enregistre les données sur la plateforme en lien avec la CARSAT

De manière transversale
- Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
- Gère le planning des activités du responsable de service : rendez-vous, réunions, déplacements, -.
- En lien avec le responsable de service ou le cadre responsable du dossier, prépare les dossiers des différentes réunions
- Peut intervenir pour assurer l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, -)
- Apporte de manière ponctuelle, un appui administratif ou logistique à l’organisation de manifestations ou opérations particulières liées au domaine d’activités du service
- Trie, classe et archive les documents du service
- Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire.

**Profil recherché**: Compétences techniques:

- Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
- Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
- Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,-)
- Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint,-)
- Maîtriser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
- Utiliser les logiciels spécifiques du service/de l’activité

Compétences relationnelles:

- Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
- Etre en mesure de travailler en équipe
- Savoir écouter
- Collaborer avec l'ensemble des personnels
- Savoir respecter des règles/des échéances
- Savoir rendre compte de ses actions

Compétences stratégiques:

- Etre capable de prendre des initiatives
- Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
- Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers/demandes par degré d’importance ou d’urgence
- Planifier les activités en fonction des contraintes
- Savoir orienter les personnes vers l’interlocuteur ou l’organisme adéquat

**Avantages liés au poste**:
**Avantages collectifs au travail**:
**Description de la collectivité**: Territoire doté d’un grand nombre d’attractivités, la Meurthe-et-Moselle œuvre à offrir un cadre de vie de qualité à ses d’habitants. Chef de file de l’action sociale, le Département accompagne chaque âge de la vie, intervient dans les domaines de l’aménagement du territoire et de sa promotion, des collèges, tout en favorisant l’accès à la culture pour tous.

Rejoindre les équipes du Département, c’est faire le choix d’une collectivité de 3 300 agents attentive à la qualité de vie au travail par:

- Des valeurs partagées : solidarité, proximité et innovation ;
- Des opportunités de carrière : dispositif d’intégration et d’accompagnement à la mobilité ;
- Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle/vie privée : modulable 35 ou 39h et télétr