Un-e Responsable Administratif-ve Et Financier-ere

**I**l**:

- **elle **assure la gestion **administrative de la **D**irection**:

- suit les projets et activités de la Direction, recherche et diffuse des informations en lien avec ses activités
- exécute et suit les procédures et décisions administratives en vérifiant leur conformité, suit et met en forme les dossiers
- assiste la Direction et les Responsables Éducatifs de Territoire dans la préparation des délibérations, conventions et/ou des décisions en lien avec la cellule juridique de la Ville afin de garantir leur conformité juridique et assure la saisie et le suivi de ces documents
- traite et diffuse les informations juridiques et administratives nécessaires au fonctionnement des équipements jeunesse et de la Direction
- élabore des documents de nature administrative et assure des travaux de bureautique
- organise les inscriptions aux activités et évènements ; en contrôle le bon déroulement.
- participe à la définition du plan d'action communication de la Direction et s'assure de l'interface nécessaire avec la Direction de la communication de la Ville et des autres partenaires.

**I**l****:

- **E**lle** **assure la supervision du pôle administratif**
- gère et coordonne, en lien avec la Directrice et les Responsables éducatifs de territoire, le secteur administratif (Assistantes de Gestion Administrative) anime des réunions de coordination d’équipe administrative
- est garante de l’harmonisation et de la transversalité des process de travail
- assure l’entretien annuel des agent-es du secteur administratif, en lien avec la Directrice et les Responsables Éducatifs de Territoire.
- organise et gère la continuité de service liée aux diverses absences, les plannings de travail et la répartition des missions
- veille au respect des dispositifs de développement durable de la collectivité.

**I**l** -** **E**lle **contribue à la gestion financière de la Direction **et en est le-la réf**é**rent-e comptable****:

- appuie la Directrice dans la préparation et l’exécution budgétaire de la Direction et de ses territoires
- élabore et met à jour des outils de reporting
- saisit la préparation budgétaire de la Direction,
- assure le suivi des lignes (crédits alloués) et des virements de crédits
- est garant-e de l’engagement des dépenses et des recettes (suivi workflow visa/signatures, envoi aux fournisseurs...)
- coordonne et suit les demandes de subventions à recevoir et à verser
- suit les rattachements et reports, relance les fournisseurs pour avoir les factures de N-1, dégagements
- établit les bons de commande de la Direction
- fait des recherches de devis
- assure le relais avec la Direction des Finances pour l'ensemble de la Direction et de ses équipements jeunesse
- gère les marchés financiers en vigueur et en vérifie la bonne exécution.

**Il-Elle est le-la Régisseur-euse de la régie d’avance**:

- gère la régie d’avance
- est garant-e du respect du cadre administratif et réglementaire de la régie (formalisme, contrôle, lien TP)
- Profil demandé- Connaître le fonctionnement des services de la collectivité et les instances de décision
- Maîtriser les techniques de secrétariat (prise de notes )
- Connaître les procédures juridiques, administratives et budgétaires de la collectivité
- Encadrement d’équipe
- Autonomie
- Qualités rédactionnelles
- Capacité d'écoute, d’adaptation
- Capacité de synthèse et d’analyse
- Rigueur, précision, méthode et suivi,
- Sens de l'organisation et de la planification / anticipation
- Être capable de gérer plusieurs tâches à la fois
- Faire preuve de discrétion, respecter le devoir de réserve
- Sens du travail en équipe et de la diplomatie
- Qualités de communication et aisance relationnelle