Assistant.e Administratif.ve Innovation Sociale

Le service Ingénierie Sociale rattachée au Pôle Services aux Habitants et Innovation sociale assure lepilotage, l’animation et la coordination de la politique de la ville et l’inclusion sociale à l’échelle territoriale.
L’équipe est composé d’un.e responsable, de deux chargé.e.s de mission politique de la ville, d’un.e coordinateur.ice gestion urbaine de proximité, d’un.e chargé.e. de mission inclusion numérique, d’un.e chargé de mission innovation sociale et d’un.e assistant.e.

Le ou l’assistant.e a pour mission principale d’apporter un appui administratif au Responsable et à son
équipe (équipe de 6 personnes). Il/elle contribue au bon fonctionnement et à la coordination des activités administratives du service par son implication et sa participation à la dynamique collective en termes d’accueil, d’organisation et de gestion administrative.
Il/elle assure la bonne circulation de l’information, apporte un appui à la conduite des projets.
Il/elle est force de proposition dans la gestion du service et notamment sur l’instauration de tableaux de bord.

**Activités principales**

**Accueil téléphonique et physique**:

- assurer l’accueil physique et téléphonique tout en veillant à sa continuité en cas d’absence des collègues
- réceptionner et filtrer les communications téléphoniques, prendre les messages, assurer leurs transmissions
- Recueillir et transmettre les informations, relever et relayer les demandes au bon interlocuteur

**Organisation du fonctionnement du service**:

- gestion du courrier arrivé et au départ : suivi du circuit des validations, enregistrement, envoi en nombre, publipostage
- préparer, mettre en forme différents types de documents en respectant la charte graphique : courriers, comptes-rendus
- tenir l’agenda du Responsable et coordination des agendas transversaux des cadres, gérer les conflits d’agenda
- appui RH et gestion administrative du personnel : suivi des congés, des absences, des recrutements, des évaluations annuelles
- aide technique éventuelle pour le passage des rapports et délibérations du service dans les instances communautaires, sur les outils informatiques (Airdelib)
- préparer les parapheurs et suivre leur retour
- classement et archivage des documents administratifs
- gestion des fournitures administratives de l’équipe
- organisation des déplacements
- assister et participer aux réunions d’équipes et de service
- organiser et suivre les réparations, incidents, commandes particulières
- participer aux formations métiers pour actualiser ses connaissances et développer de nouveaux savoirs

**Organisation et planification des réunions**:

- planification de réunion/d’un évènement en anticipant les contraintes, les besoins et les délais (réservation de salle, de matériel, de véhicules, installation)
- montage de réunions complexes mobilisant les élus et/ou un grand nombre de partenaires institutionnels
- assurer l’accueil des évènements organisés par le service
- préparer les documents nécessaires à la tenue des réunions : scanner, photocopier, feuilles d’émargement,

**Référent comptable pour le service**:

- Gérer le budget du service : suivi et exécution (de l’engagement au mandatement en veillant au respect des délais et à la qualité comptable).

**Niveau d’étude** BAC
Spécialité Spécialité gestion administrative, secrétariat
Expérience souhaitée : Expérience professionnelle sur un poste similaire souhaitée**Savoirs**:

- Connaissance des collectivités territoriales
- Maîtrise des techniques de secrétariat

**Savoir-faire**:

- Maitrise des outils informatiques et bureautiques (tableurs excel, mise en page word, outlook )
- Montage de réunions et gestion d'agenda
- Capacités rédactionnelles

**Savoir-être**:

- Sens de l’organisation et capacité à hiérarchiser les tâches
- Qualités relationnelles, d’écoute, discrétion
- Réactivité
- Prise d’initiative, dynamisme, goût pour le travail d’équipe
- Autonomie, rigueur, curiosité
- Sens du service public
- Ponctualité

**Autres informations / Contraintes du poste**

**Recrutement dans le cadre d'un renfort de 3 mois renouvelable.**

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 3 mois

Salaire : 1 614,38€ à 1 800,00€ par mois

Lieu du poste : In person