Assistant Administratif Du Service Social Du Travail

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour une durée de 7 mois.

Notre Association est amenée à déménager, dans un premier temps le poste sera situé à Montrouge (92), du mois de mai à mi septembre, puis à partir de septembre jusqu'à la fin du contrat, le poste sera à Vitry (94).

LA MISSION:
Le service social du travail interentreprises de l’APAS-BTP  accompagne  les  entreprises adhérentes  dans la promotion de  leurs  politiques sociales.

Votre rôle sera d'accueillir et d'orienter les bénéficiaires et adhérents du pôle social.

Les activités du poste:
Accueillir et informer
- Garantir la permanence d’un premier espace d’écoute auprès des bénéficiaires, des adhérents, des IRP, des partenaires internes et externes, en direct, par téléphone, par voie numérique
- Qualifier les demandes et favoriser la meilleure orientation
- Être l’interlocuteur de l’APST (Association paritaire de santé au travail), et assurer la mise en œuvre de la convention avec l’APST pour les salariés non bénéficiaires : orientation, planning, comptabilisation des heures pour la facturation
- Être l’interface entre les différents professionnels de l’association, les bénéficiaires, les adhérents et les partenaires extérieurs.
- Accompagner le bénéficiaire dans la création d'un espace personnel numérique, de leur compte APAS- BTP

Assurer les missions administratives:

- Assurer les tâches de secrétariat auprès du responsable et des équipes : rédaction de courriers, comptes rendus et rapports, gestion des agendas et des absences, effectuer un reporting de l’activité du service
- Gérer les stocks et approvisionnements des supports de communication
- Constituer les dossiers administratifs nécessaires au traitement des problématiques du bénéficiaire (sous format papier et numérique) et en assurer le suivi jusqu’à l’archivage.
- Collaborer au suivi administratif des actions en faveur des bénéficiaires (recueil et inclusion des documents dans les dossiers, (tel organismes, rappel, suivi des dossiers envoyés.)
- Créer et actualiser les fiches bénéficiaires et entreprises dans le logiciel métier
- Etablir les liaisons nécessaires avec le service adhésion
- Elaborer des tableaux de bord pour les demandes d’aides financières afin d’assurer un reporting auprès des entreprises (spécificité by)
- Participer à la coordination de fonctionnement du Comité d’Entraide de l’entreprise (spécificité by)
- Être l’interlocuteur de l’entreprise pour les demandes de logement : recueil, priorisation, statistiques, participation aux réunions (spécificité by).
- Collaborer avec les médecins du travail : gestion des signalements, suivi des demandes, suivi des orientations, retour aux médecins
- Gérer le partenariat avec la CNAV (caisse nationale d’assurance vieillesse), préparation des dossiers.
- Participer aux groupes de travail du pôle social (Compte rendu, recherche thématiques, préparation d’ateliers numériques...)
- Développer la transmission des informations/actions du secrétariat dans un nouveau logiciel
- Gérer les suites des aides fi de la commission
- Assurer une prise en charge de premier 1er niveau en appliquant le Process événements traumatiques : c’est-à-dire ?

Gestion des centres
- Gérer les besoins dans les locaux (fournitures, documents, tickets restaurants, matériel sanitaire )
- Assurer la veille, signaler les problèmes techniques.
- Assurer le suivi des travaux et de maintenance avec les services internes à l’APAS et les prestataires
- Gérer les espaces disponibles sur les sites pour les RDV des collaborateurs extérieurs
- Développer la documentation sur le réseau des partenaires
- Gérer la documentation interne (actualisation des documents numériques, classement)

Profil recherché:
Les compétences et connaissances requises:

- Connaissances de l’environnement liée à l’activité et au service
- Connaissance de la règlementation et des contraintes liées à l’activité et au service
- Word, Excel
- Logiciel métier
- Expression écrite
- Aisance relationnelle
- APTITUDES:

- Sens de l’organisation et respect des échéances
- Sens de la confidentialité
- Travail en équipe
- Rigueur
- Esprit d’initiative, curiosité
- Adaptabilité
- Réactivité

Formation et expériences souhaitée:

- Diplôme : niveau IV (formation complémentaire en droit social souhaitée)
- Expérience souhaitée dans le domaine social, médico
- juridique

Informations complémentaires:
Le poste est basé à Montrouge (92) puis à Vitry (94)

Temps de travail : 35h par semaine du lundi au vendredi.

Rémunération brute mensuelle : 2 296€.

En savoir plus sur notre Association:
L’APAS-BTP (Association Paritaire d’Action Sociale du Bâtiment et des Travaux Publics de la Région Parisienne) a été fondée en 1946 dans le but de créer, organiser, développer et gérer les Œuvres Sociales Collectives de la Profession du Bâtiment et des Travaux Publics présentant un caractère général et destinées à améliorer les condi