Assistant de Service

Type d'offre:

- Emploi
- Cadre(s) d'emplois:

- ADJOINTS ADMINISTRATIFS
- Référence:

- 2024-12610
- Service:

- Délégation ressources humaines et moyens généraux, Direction patrimoine et maintenance, service patrimoine immobilier
- 06/01/2025

Rejoindre la Métropole de Lyon, c'est agir pour améliorer la qualité de vie de l'ensemble des habitants du territoire métropolitain, avec des missions qui ont du sens.
Au quotidien, ce sont 9 600 agents qui œuvrent pour favoriser l'innovation et renforcer le dynamisme économique, développer un territoire plus solidaire et équilibré, et incarner la transition environnementale dans l'ensemble des politiques publiques mises en œuvre.

La direction patrimoine et maintenance (DPM) intervient sur l'ensemble des bâtiments métropolitains. Elle en assure la gestion, garantit la conformité des installations et effectue les réparations et la maintenance bâtiments de la Métropole tous corps d'état. Enfin, elle gère des opérations de rénovation, restructuration ou extension du patrimoine.

Le service Patrimoine Immobilier (SPI) assure la gestion des biens immobiliers, bâtis ou non, vacants ou occupés. Il a pour vocation de piloter l'entrée de ces biens au patrimoine de la Métropole, d‘assumer le rôle et les obligations du propriétaire. Il prend en charge la gestion locative de ce patrimoine avec de l'occupation pérenne ou temporaire, ainsi que toute sa gestion technique (maintenance, entretien, sécurisation). Le SPI permet la mise à disposition des biens auprès des Directions porteuses et pilotes des politiques publiques au sein de la Métropole.

Au sein de ce service de 42 agents et d'un pôle administratif composé de 3 autres assistantes, le SPI recherche un(e) assistant(e) de service pour accompagner la responsable de service auprès de laquelle vous serez directement rattaché(e), la responsable de l'unité gestion locative, et les deux chargé(e)s de mission.

L'assistant de service est un maillon essentiel dans la transmission de l'information et joue un rôle de relais auprès du responsable de service, des responsables d'unité et des agents.

**Vos missions**:
Dans le cadre de vos fonctions, vous faciliterez l'organisation du travail de la responsable de service en gérant son agenda. Vous l'assisterez également dans le suivi du budget et du fonctionnement du service (suivi mensuel des engagements et des consommations) ainsi que dans la préparation des bilans d'activités.

Vous serez responsable de la gestion du courrier du service : réception, tri, enregistrement et suivi, ainsi que de la gestion des parapheurs, depuis leur mise en circulation jusqu'à leur retour à l'émetteur.

Vous apporterez un soutien aux responsables et chargés de mission en gérant leurs agendas, en organisant des réunions et en réservant les salles nécessaires. Vous consoliderez également les informations auprès des chargés de mission, assurerez le suivi des actions en cours et serez garant(e) de la transmission des procédures internes.

En collaboration avec les autres assistantes, vous participerez à l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et interviendrez ponctuellement sur diverses tâches RH (suivi des ordres de mission, gestion des absences, distribution des fiches de paie). Enfin, vous centraliserez et gérerez les plannings de congés du service.

**Votre profil**:
Vous êtes titulaire d'une formation en secrétariat ou disposez de solides compétences dans ce domaine. Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et possédez de bonnes capacités rédactionnelles, ainsi qu'une maîtrise de l'orthographe.
Vous pourrez ainsi préparer les documents nécessaires aux différentes instances, élaborer les ordres du jour des réunions de service et à en assurer les comptes-rendus. Vous serez également chargé(e) de la saisie, de la mise en forme des courriers, notes et documents de présentation.

Vous avez une bonne connaissance des outils de gestion comme GECO et GRECO, et êtes à l'aise avec la gestion des mails reçus dans une boîte générique. Vous apprécierez coordonner les démarches administratives pour l'intégration des nouveaux arrivants et prendre en charge les commandes de fournitures et consommables.

Organisé(e), rigoureux(se) et autonome, vous êtes capable de gérer les priorités et d'intervenir rapidement en cas d'urgence. Vous saurez également assurer la continuité du service en participant à la mise en place d'outils et de procédures, ainsi qu'en relayant l'équipe en cas d'absence.
Vous êtes sensible à la polyvalence des missions et aimez travailler en équipe, tout en faisant preuve de discrétion et en respectant la confidentialité.

Une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et/ou de la Métropole serait un atout considérable.

Doté(e) d'un bon sens de l'adaptabilité et de la diplomatie, vous êtes la personne que nous