Responsable de Bureau Administratif

Le Conseil départemental du Val d’Oise développe une politique ambitieuse en faveur de la protection et de la valorisation des milieux naturels, de la protection de la ressource en eau et de la prévention des risques et nuisances auprès de la population.
Il porte, grâce à sa Direction Environnement, Développement Durable et Agriculture (DEDDA), des projets environnementaux d’ampleur et notamment la création d’un sanctuaire de la biodiversité sur une île de Seine, la création d’un centre de soins de la faune sauvage avec l’association Faune Alfort, un plan d’actions pour réduire nos émissions de gaz à effet de serre ou encore le déploiement d’un service public de la rénovation de l’habitat avec les intercommunalités du territoire et l’ANAH.

Dans ce contexte d’expansion d’activité, la DEDDA il vient de créer un bureau administratif, pivot dans la coordination de l’activité administrative de la direction.

Ainsi, le Conseil départemental du Val d’Oise recrute pour sa direction de l’environnement, du développement durable et de l’agriculture, son responsable du bureau administratif, chargé de créer, définir et mettre en œuvre les modalités de fonctionnement du bureau, en collaboration étroite avec l’ensemble des services de la Direction.
Le responsable coordonne, contrôle et organise l’activité des trois agents sous sa responsabilité (1B et 2C).
Il prend en charge, pour l’ensemble des services de la Direction, la coordination et le suivi des rapports destinés à la Commission permanente ou à l’Assemblée départementale, et la rédaction des rapports relatifs aux subventions et aux partenariats courants de la DEDDA.

Vous disposez d’une expérience solide de gestion administrative de services et de projets et vous êtes motivé par le travail en équipe, et prêt pour mettre vos compétences au service d’actions concrètes en faveur de la préservation et la gestion de l’environnement. Découvrez plus en détail les missions associées à cette offre.

**Mission**

Coordination du fonctionnement du bureau administratif:

- Recense et centralise les fonctions administratives de la Direction, en accord avec les chefs de service et la Direction,
- Harmonise les process administratifs internes, en lien avec les autres chefs de service de la Direction, notamment le suivi des courriers, rapports, marchés et lettres de commande
- Relit, corrige et valide l’ensemble des courriers, marchés, lettres de commande sortant du bureau,
- Organise et répartit l’activité entre les agents du bureau, manage et développe la cohésion d’équipe au sein du bureau,
- Propose et renseigne des outils de suivi et de pilotage et des indicateurs de l’activité administrative du bureau.
- Accompagne, contrôle et évalue les 3 agents du bureau.

Centralisation et coordination des rapports destinés à l’Assemblée, liés à des subventions ou partenariats courants:

- Propose, fait valider et met en œuvre les procédures internes de coordination et de suivi des rapports, en lien avec le déploiement du logiciel K-delib,
- Rédige les rapports de subventions aux collectivités (guide Val d’Oise Territoires), aux agriculteurs, aux associations et collèges pour les appels à projets, et les rapports relatifs aux partenariats courants (associations, ELIZ, IGC ) après instruction technique dans le service concerné,
- Centralise et vérifie l’ensemble des pièces annexes nécessaires aux divers rapports, et valide dans K-delib les rapports avant engagement comptable et validation hiérarchique,
- Prépare certains résumés des rapports en Assemblée pour les élus référents,
- Met en signature les divers documents, conventions, avenants après approbation des rapports en séance, organise le suivi du contrôle de légalité si besoin,
- Fait préparer ou rédige les notifications de subventions, et les met en signature,
- Assure un suivi des dossiers et met en place les outils nécessaires

Participe activement à la veille sur les appels à projet Région et Etat, en lien avec les activités et projets de la Direction, rédige et coordonne les éventuelles réponses à ces appels à projets pour obtenir des financements, en lien avec les services concernés.

Assure l’intérim de l’assistante de Direction en son absence

**Profil**
Vous avez de bonnes aptitudes managériales ainsi qu'une expérience en management d’équipe serait un plus.
Vous maîtrisez l'outil informatique et bureautique et vous avez des compétences rédactionnelles affirmées. Vous possédez une aisance dans le travail en transversalité. Vous savez mettre en place des outils de suivi et de pilotage, indicateurs. Vous avez de bonnes connaissances administratives des collectivités locales, des marchés publics et du Code des marchés. Vous avez une appétence et curiosité pour les sujets environnementaux et agricoles.

Profil:
Bac à bac+3 gestion administrative, dr