Assistant(E) Du President de La Commission Medicale

**Descriptif**

Information relative au poste
- Quotité : 100 %
- Grade/ fonction : Adjoint administratif
- Type de contrat : Fonction publique/CDD renouvelable
- Lieu d’exercice : Direction des Affaires Médicales et de la Recherche Clinique - Site de Trévenans/Déplacements inter-sites possibles
- Rattachement hiérarchique : Président de CME/Direction des Affaires Médicales et de la Recherche Clinique
- Relations fonctionnelles : Direction Générale/Direction des Affaires Médicales et de la Recherche Clinique/Ensemble du corps médical

Conditions de travail
Contraintes organisationnelles et relationnelles : Déplacements inter-sites possibles/Horaire variable institutionnel
Diplômes, formation et prérequis
- Diplômes : BTS Assistant de Direction / de gestion ou équivalent ou autre diplôme permettant de répondre à la fiche de poste
- Pré requis:
1 Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat et de la gestion de budget.
2 Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, publipostage).
3 Bonne technicité dans l’accueil téléphonique, physique et la communication.
4 Une expérience dans un service RH serait un plus.
5 Une expérience dans le domaine de la gestion budgétaire serait un plus.
Activités
1- Secrétariat du PCME
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier, des mails, des appels, transmission des informations, suivi des réponses, archivage organisé
- Rédaction, élaboration de courriers, notes, dossiers, diaporamas, tableaux de bord
- Gestion de l’agenda du PCME et préparation des dossiers
- Gestion de la CME (10 instances par an avec des séances en soirée) et de la Commission Médicale de Groupement (CMG)
- Secrétariat des sous-commissions de la CME
- Organisation de réunions

2- Gestion budgétaire
- Assurer la gestion du budget de l’unité de recherche clinique
- Procéder à l’encaissement de recettes - titre de recette
- Assurer un suivi par service des dépenses réalisées
- Procéder à la liquidation de factures
- Etre garant de la bonne justification des dépenses (factures, contrats )

Savoir-faire et savoir-être requis
- Avoir une bonne technicité de l’outil informatique
- Savoir rechercher et synthétiser des données
- Savoir rédiger
- Savoir adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage
- Savoir anticiper et s’adapter, évoluer avec son métier et les besoins
- Avoir un esprit d’équipe
- Faire preuve de rigueur et d’organisation
- Etre disponible et impliqué
- Rester efficace dans les situations difficiles
- Savoir hiérarchiser ses tâches et recourir à l’arbitrage de ses supérieurs au besoin
- Filtrer et orienter les appels téléphoniques internes et externes
- Savoir identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Etre à l’aise avec la gestion d’un budget
- Avoir des compétences comptables

Connaissances associées
Bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) : 3
Internet/intranet : 3
Techniques d’accueil téléphonique et physique : 3
Techniques de communication : 2
Organisation de l’hôpital et du système de santé : 2
Droit hospitalier (régime des autorisations) : 1
Confidentialité : 3
1=Connaissances générales 2=Connaissances détaillées 3=Connaissances approfondies
Exigences en matière de sécurité, d’hygiène et de confidentialité
Confidentialité : 3
Sécurité des documents : 3
0=néant 1=occasionnel 2=fréquent 3=permanent

**Personne à contacter**
L’Hôpital Nord Franche-Comté
Direction des Ressources Humaines / Cellule recrutement
100 Route de Moval
CS 10499 TREVENANS
90015 BELFORT Cedex