[hcl / Instituts de Formation]secrétaire (H/F)

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

[HCL / INSTITUTS DE FORMATION]Secrétaire (H/F) IFAS Clémenceau

**DESCRIPTIF**

L'ÉTABLISSEMENT:
Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.

LE POSTE:
Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
ETABLISSEMENT:
Institut de formation des aides-soignants Clémenceau
RATTACHEMENT : DRHF
Sous la responsabilité du Directeur en collaboration avec l'équipe pédagogique, le/la secrétaire participe à la gestion administrative, financière et pédagogique des instituts ainsi qu'à l'accueil et à l'information des élèves.
Lien hiérarchique : directeur de l'IFAS
Liens fonctionnels : cadres de santé formateurs, autres directeurs d'instituts et écoles, Direction des IFCS

MISSIONS o Accueil physique et téléphonique du public, des élèves, intervenants, partenaires internes et externes
- Organisation du Gestion administrative de la sélection
- Rédaction des devis et des conventions de formation
- Suivi des dossiers de prise en charge financière de la formation sous la responsabilité du directeur
- Gestion des dossiers administratifs pour la pré rentrée et rentrée scolaire des instituts à la demande du directeur et du responsable pédagogique : rétro planning, suivi des dossiers, préparation des documents
- Participation à la mise en uvre du dispositif de formation
- Participation à la mise en uvre de la démarche qualité, gestion des risques au travers de la saisie et
du suivi d'indicateurs
- Saisie des enquêtes
- Participation à l'organisation des instances de la gouvernance et secrétariat de séance
- Participation à la rédaction du bilan d'activités et des documents de présentation des instances (mise en forme de données statistiques pour alimentation de diaporama
- Déclaration des accidents du travail des élèves
- Participation aux réunions institutionnelles à la demande de la direction
- Réception, traitement et suivi du courrier journalier
- Gestion des dossiers des intervenants Responsable de l'archivage des documents
- Saisie et suivi des données des élèves enregistrés sur le logiciel de scolarité

PROFIL RECHERCHÉ:
QUALIFICATIONS Expérience professionnelle en secrétariat
COMPÉTENCES
- Organisation (savoir identifier les priorités) et rigueur,
- Maitrise des logiciels Word/Excell/PPT/Outlook
- Utilisation du support Berger Levrault et de la plateforme Teams
- Maitrise de l'orthographe et de la syntaxe
- Capacités rédactionnelles
- Discrétion et respect du secret professionnel
- Disponibilité et adaptabilité
- Autonomie et force de propositions
- Anticipation
- Communication adaptée (capacité d'écoute notamment dans la relation avec les apprenants)
- Esprit de collaboration

SAVOIR-ÊTRE o Relationnelles,
- Fiabilité
- Ouverture d'esprit
- Flexibilité
- Sens de l'équipe

Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement
Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d'accéder au statut de la fonction publique.

**PERSONNE À CONTACTER**

Mme Muriel AUMAITRE

**ETABLISSEMENT**

Hospices Civils de Lyon - HCL (siège)
3 Quai des Celestins BP 2251
69229 Lyon