Assistant(E) Administratif Et de Direction

**Description du post**
Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour rejoindre notre équipe. Le poste offre une opportunité passionnante de soutenir la direction et de contribuer au bon fonctionnement de l'entreprise.

**Tâches**:

- Fournir un soutien administratif à la direction
- Gérer les appels téléphoniques et les courriels entrants
- Coordonner les réunions et les agendas
- Préparer et organiser la documentation, y compris la rédaction et la gestion des documents
- Assurer le suivi des dossiers clients et fournisseurs
- Gérer la réception et l'accueil des visiteurs

**Exigences**:

- Expérience préalable dans un rôle administratif ou de secrétariat
- Maîtrise des outils bureautiques et comptables
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale
- Capacité à travailler de manière autonome tout en maintenant un sens élevé de la confidentialité
- Sens aigu de l'organisation et de la coordination des tâches

1. MISSIONS PRINCIPALES
- Réaliser les opérations de gestion administrative et comptable

(enregistrement d'écritures, suivi de trésorerie, facturation...) selon les

règles de comptabilité générale.
- Réaliser des documents de synthèse comptable.
- Maintenir les bases de données dans le logiciel de gestion et

sur les cartes pour le suivi commercial et administratif.
- Assurer la logistique des emballages et petits matériels

2. ACTIVITÉS ET TÂCHES

2.1. COMMERCIAL

▪ Accueil client
- Mettre à jour les suivis clients
- Remplir et faire remplir le suivi client « repair quote »
- Planifier les RDV clients sur google agenda
- Assurer le standard téléphonique
- Réaliser l’accueil client

▪ Tableau de bord commercial
- Mise à jour du tableau selon la fréquence prévue
- Effectuer une première analyse du tableau de bord

2.2. ADMINISTRATION DES VENTES

▪ Réalisation des devis pour les clients
- De stage
- De vente d’instruments
- Réparation et restaurations

▪ Suivi des devis
- Rappeler les clients selon le calendrier

2.3. LOGISTIQUE

▪ Préparation de commandes (CLIENTS)
- Emballage/Cartonnage
- Choix du transporteur
- Administratif des livraisons (bordereau...)
- Dépôt des commandes

▪ Suivi des expéditions (CLIENTS)

▪ Gestion des litiges (CLIENTS)

▪ Réception de commandes ( FOURNISSEURS)
- Chercher les marchandises aux points relais
- Contrôler la conformité de la réception
- Mise à jour de l'inventaire

▪ Import/Export
- Gestion des frais de douanes/tarif /incoterms
- Administration import/export

▪ Gestion des cartons et emballages
- Inventaire physique
- Inventaire informatique
- Passage de commandes de réapprovisionnement
- Recyclage ou destruction

▪ Gestion consommables et fournitures administratives

(ex : scotch, ramettes, stylos, marqueurs etc... )
- Inventaire physique
- Passage de commandes de réapprovisionnement

▪ Gestion de l'inventaire fin d'année

▪ Gestion administrative
- Logiciel EVOLIZ:

- Gestion de bases de données Clients, Produits et Fournisseur
- Mise à jour des informations Clients, Produits et Fournisseurs

2.4. COMPTABILITÉ

▪ Comptabilité clients
- Saisie des devis dans le logiciel
- Facturation clients
- Relance impayés

▪ Facturation fournisseurs
- Rapprochement BL/facture
- Paiement des fournisseurs et optimisation des délais
- Saisie des factures fournisseurs

▪ Banque
- Pointage relevés bancaires (sur le logiciel)

▪ Location
- Préparer les prélèvements clients
- Suivre des locations avec tableau de bord (entrée/sortie)
- Remplir rapports d’évolution mensuel

▪ Contrôle de gestion
- Création/Mise à jour des tableaux de bord
- Contrôle des marges

▪ Préparation du bilan
- Vérification comptable
- Mise à jour du suivi comptabilité

2.5. AUTRES ACTIVITÉS

▪ Trier et traiter le courrier.

▪ Selon le planning, rangement atelier/bureau.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 102,00€ à 2 202,00€ par mois

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel