Assistant-assistante de Direction

Les actions menées par la Direction Solidarités, Santé, Jeunesse visent à favoriser le vivre ensemble, le bien-être et la cohésion sociale et ainsi lutter contre les inégalités pour donner à chacun une place pleine et entière à travers un ensemble de services et d’actions de proximité adaptée aux enjeux de territoire.

Activités principales:

- Organiser et gérer l’agenda du-de la directeur-trice, du-de la directeur-trice adjoint-e, organiser les réunions de travail (convocation participant-es, réservation salles, matériel ), préparer, centraliser les dossiers afférents aux réunions et rdv, gérer les urgences, organiser les priorités, préparer et anticiper les ordres du jour des réunions de direction, participer et rédiger le compte-rendu.
- Gérer les courriers, les notes et les mails.
- Assurer une veille permanente pour le respect des délais (délibérations, visas ) : réceptionner et faire suivre les courriers, notes, mails et enregistrer dans le logiciel, relancer, respecter les délais, assurer la diffusion et la circulation de l’information auprès des personnes concernées, mettre en forme divers documents (compte-rendu, notes ) et respecter les circuits et les procédures.
- Assurer l’accueil téléphonique et physique : gérer les appels, recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l’interlocuteur-trice, apprécier l’urgence, permanence du secrétariat à l’échelle de la Direction (infos générales).
- Assister au fonctionnement général et transversal de la Direction - Veille permanente : suivi en autonomie et en anticipation des process de travail : engagements de la Maire/Présidente, délibérations, notes ,mise en place d’outils structurants pour fluidifier le fonctionnement transversal de la Direction, réunions de direction : compte-rendu, ordres du jour, planification, organiser les vœux et évènements transversaux (séminaires) de la Direction.
- Coordonner les secrétariats de la DSSJ : fiabiliser la permanence d’accueil de la Direction (planning, documents rapports transversaux), animer les réunions des assistant-es, fiabiliser les processus de travail transversaux (notes, délibération, représentations ), accueillir des nouveaux-nouvelles collègues assistant-es (connaissance de la direction et prise en main des logiciels métiers et procédures).

Activités secondaires:

- Organiser des évènements (séminaire, COPIL, réunion partenariale) pour les chargé.es de mission rattaché.es à la Direction.
- Etre le/la référent-e informatique pour la direction et les départements rattachés à la direction adjointe.
- Etre le/la référente Archives de la Direction : veille à la diffusion des bonnes pratiques.
- Gérer l’arborescence informatique.
- Gérer le listing partenaire de la Direction.
- Gérer des SHARECAN de la Direction (mise à jour des documents de la direction : Organigrammes ).
- Assurer le secrétariat du service en binôme avec l’assistante du service AGR.

Sous la responsabilité du-de la directeur-trice, vous lui apportez une aide administrative permanente et réactive en termes notamment de coordination, d’anticipation, d’organisation, et un appui au fonctionnement général et transversal de la Direction Solidarités Santé Jeunesse (DSSJ).

Vous collaborez avec le-la directeur-trice, le-la directeur-trice adjoint-e et les services de la direction, en lien fort avec le secrétariat de la Direction générale, la Direction générale adjointe, du Cabinet, des élu-es, et des différentes directions de la collectivité.

Vous êtes l’interface entre les directions, les partenaires extérieurs et les élus-es.
- De formation BTS assistant manager ou équivalent.
- Expérience souhaitée en assistanat de manager.
- Connaissance des procédures internes de l’Eurométropole de Strasbourg et de la culture administrative.
- Capacités rédactionnelles.
- Maîtrise de l’outil bureautique (Pack Office).
- Autonomie et capacité à prendre des initiatives, notamment en cas d’urgence.
- Sens de l’organisation, rigueur et méthode.
- Discrétion et diplomatie.
- Disponibilité et investissement.
- Qualités relationnelles, esprit d’équipe et adaptabilité à des interlocuteur-trices varié-es.
- Lieu de travail : 9B rue de Genève à Strasbourg.
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).