Office Manager

**En tant qu’Office Manager / Assistant(e) Polyvalent(e), vous jouerez un rôle clé dans l’organisation et le pilotage des activités du service. Vous devrez faire preuve d’une grande capacité à organiser, gérer les priorités et, lorsque nécessaire, déléguer certaines tâches, tout en veillant à la qualité et à la fluidité des processus.**

**1.** **Organisation et gestion des activités du service**

ð Structurer les tâches du service en mettant en place des outils et processus adaptés.

ð Planifier les activités prioritaires et assurer un suivi rigoureux des échéances.

ð Gérer les demandes internes et externes tout en garantissant une répartition équitable des responsabilités.

ð Superviser les opérations quotidiennes, en identifiant les tâches qui peuvent être déléguées à d’autres membres de l’équipe ou à des prestataires.

**2.** **Coordination et support opérationnel spécifique au service**

ð Suivre les commandes et les factures fournisseurs via des outils tels que Click'nBuy, Coupa, ou eProc, en respectant les processus internes.

ð Mettre en place des tableaux de bord et des plannings pour assurer un suivi clair des projets ou dossiers en cours.

ð Faciliter la collaboration avec d’autres départements (ex. Finances, Achats, RH) pour garantir une coordination fluide des activités.

ð Soutenir le service dans la préparation de documents, présentations ou rapports stratégiques.

**3.** **Gestion des priorités et éventuelle délégation**

ð Identifier les priorités du service et ajuster les plannings en fonction des besoins.

ð Déléguer certaines tâches lorsque cela est pertinent, tout en garantissant un contrôle qualité et un suivi régulier.

ð Être proactif(ve) dans la résolution des problèmes pour permettre au service de fonctionner efficacement.

**4.** **Communication et relations transversales**

ð Assurer le rôle d’interface entre le service et les interlocuteurs internes/externes.

ð Centraliser et diffuser les informations importantes pour garantir une bonne coordination.

ð Rédiger des supports écrits (rapports, synthèses, comptes rendus) pour suivre les activités et formaliser les décisions prises.

**5.** **Amélioration continue et réactivité**

ð Proposer des améliorations dans les méthodes de travail et les processus du service.

ð Réagir rapidement aux imprévus ou urgences et ajuster les priorités en conséquence.

ð Anticiper les besoins du service pour éviter les retards ou interruptions.

Compétences et qualités requises

**1.** **Savoir-faire**

ð Excellente capacité à organiser et structurer les activités de manière méthodique.

ð Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office 365, Excel avancé, outils collaboratifs comme Teams, SharePoint).

ð Bonne connaissance des outils de gestion des commandes et de la facturation (Click'nBuy, Coupa, eProc).

ð Compétences avérées en gestion des priorités et, si nécessaire, en délégation.

ð Aptitude à coordonner des projets transversaux impliquant plusieurs parties prenantes.

**2.** **Savoir-être**

ð Esprit structuré et orienté solutions, avec une grande capacité d’adaptation.

ð Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec les autres.

ð Rigueur et sens du détail pour garantir la qualité des missions confiées.

ð Excellentes compétences en communication écrite et orale.

ð Proactivité et leadership pour accompagner les équipes ou partenaires externes lorsque nécessaire.

**CCD (3 à 6 mois) avec évolution prévue vers CDI**
- **Formation**:
ð Bac+2 minimum en gestion, administration ou équivalent.
- **Expérience**:
ð 2 à 5 ans d’expérience dans un poste nécessitant une forte capacité organisationnelle et une gestion rigoureuse des priorités.

ð Une expérience en environnement structuré ou international (ex. industrie, services, aéronautique) est un plus.
- **Langues**:
ð Français courant (obligatoire).

ð Anglais technique (écrit et oral).

**Pourquoi nous rejoindre ?**

ð Une opportunité de contribuer activement à l’organisation et à la réussite stratégique d’un service clé.

ð Un environnement de travail stimulant où vos compétences en gestion et en coordination seront valorisées.

ð La possibilité d’évoluer dans une structure encourageant l’autonomie et l’amélioration continue.