Assistant de Direction de La Daja

**Informations générales**:

- Référence de l'offre: 2060
- Type de contrat: Emploi permanent
- Lieu de travail: EVRY

**Vos missions**:

Le Département de l’Essonne administre plus d’1,2 million d’Essonniens. Situé au sud de Paris, son territoire bénéficie à la fois du dynamisme urbain de la capitale au nord et d’un cadre plus paisible et vert au sud. La jeunesse de sa population (plus de 30% des habitants ont moins de 20 ans) reflète le dynamisme économique, scientifique, industriel et la qualité de vie du territoire. L’Essonne constitue un terreau d’innovation : elle concentre des centres de recherche, des universités, des grandes écoles et des pôles d’excellence en synergies avec des entreprises innovantes.

Le département de l’Essonne vous attend, rejoignez les 3800 collaborateurs et ses 170 métiers au service des essonniens.

La Direction des affaires juridiques et de l’achat (DAJA) accompagne les directions opérationnelles et les services généraux ressources (SGR) en matière juridique (conseils juridiques, gestion des précontentieux et des contentieux), d’assurances, de commande publique et d’achat. C'est elle qui assure la sécurité juridique du Département à travers son rôle de conseil, d'information et de contrôle. Elle est composée de 3 services:

- Service achat
- Service commande publique
- Service juridique et assurance

Sur la partie juridique, la DAJA a la charge de sécuriser les projets et processus décisionnels du Département. Cette sécurisation est assurée en amont par le conseil juridique apportée aux services et directions et en aval par le contrôle des actes administratifs et la gestion de l’activité contentieuse.

Sur la partie assurances, le DAJA est chargée de la passation et de l’exécution budgétaire de l’ensemble des marchés publics d’assurances de la collectivité. Elle traite l’ensemble des sinistres couverts par ces marchés, à l’exception des contrats flotte automobile, frais de santé, risque prévoyance et risques statutaires. La DAJA est devenue l’interlocuteur unique des agents pour la mise en œuvre de la protection fonctionnelle en centralisant l’instruction juridique, administrative, financière et assurantielle.

Sur la partie achats, la DAJA a pour mission d’assurer le pilotage de l’achat dans la collectivité. Concrètement, le service achat procède à l’analyse des dépenses de la collectivité, à l’analyse des marchés fournisseurs, à l’élaboration de stratégies achat appropriées, aux négociations, à la réalisation de bilans de marché après exécution, à l’analyse de la performance des fournisseurs, à la gestion des clauses sociales et environnementales, à la rédaction des DCE, analyse des offres et suivi de l’exécution administrative des marchés transversaux. La DAJA est devenue l’interlocuteur de premier niveau des directions de la DGA accompagnement et ressources pour la passation de leurs marchés publics.

Sur la partie commande publique, la DAJA a pour mission l’accompagnement des directions et des SGR dans l’élaboration et la passation des marchés, ainsi que le contrôle du respect des procédures. Concrètement, le service commande publique procède à un accompagnement dans toutes les procédures dès lors qu’il est sollicité, à un suivi des procédures pour les marchés de plus de 90 000 € HT, à l’élaboration des procédures internes de la commande publique du Département, à l’organisation matérielle des commissions d’appels d’offres et jurys de concours, à la mise en œuvre de la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics et à la vérification de la saisie des marchés dans l’outil de gestion financière.

**Missions**

Rattaché au directeur des affaires juridiques et de l’achat, vous coordonnez l’organisation administrative ainsi que logistique et assurez le secrétariat de direction et le secrétariat du service juridique et assurances.

A ce titre, vos missions seront les suivantes:

- Gérer l'agenda du directeur
- Rédiger, saisir, mettre en forme, éditer et transmettre des courriers et documents divers
- Classer et archiver
- Gérer les commandes de fourniture
- Assurer le lien avec la direction générale et le cabinet
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du public et des partenaires
- Traiter le suivi du courrier et des parapheurs de la direction
- Compléter les tableaux de bord
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations concernant la direction (en interne et en externe)
- Assurer le suivi des demandes RH, informatiques et matérielles pour la direction (référent du logiciel de gestion du temps de travail et du logiciel de gestion des demandes et droits informatique au sein de la direction)
- Gérer les plannings des absences et des intérims
- Centraliser et coordonnées les demandes transversales diverses en lien avec le directeur
- Organiser des ré