Assistant de Coordination

L’Association ILHUP (Intervenants Libéraux Hospitaliers Unis pour le Patient), localisée sur Marseille, recherche 1 ASSISTANT DE COORDINATION H/F.

Description du service : L'assistant(e) de coordination est rattaché(e) au sein du service CARE’ILHUP qui gère le dispositif de soutien psychologique pour patients d’un cancer et de leurs proches, le programme rebondir et des protocoles de sécurisation de soins à domicile. Il/elle intervient dans la coordination des dossiers des patients tout au long du parcours proposé par ILHUP.
- Description du poste_
- Pour le service de soins de support (CARE'ILHUP):
**- Appui administratif du service dans la tenue des dossiers patients**
- Créer et saisir les dossiers patients/aidants, s’assurer de la complétude des dossiers, envoyer les confirmations écrites aux patients, créer les fiches de liaison, relancer les patients/aidants si besoin, clôturer les dossiers
- Communiquer aux professionnels les documents de liaisons nécessaires à la prise en charge (fiches de liaison, courriers aux médecins, etc.)
- S’assurer de la réception des comptes-rendus et synthèse des professionnels, relancer en cas de besoin
- Traiter les courriers et mails : réceptionner les documents et pièces jointes, faire les réponses aux patients/aidants, transférer le mail au bon interlocuteur (autre service, IDEC, psychologues coordinatrices, responsable de service, assistante administrative), etc.
- Assurer l’accueil téléphonique du service, créer les dossiers de demandes d’inclusions ou orienter vers le bon interlocuteur (psychologues coordinatrices, IDEC, responsable de service, assistante administrative, autre service d’ILHUP).
- Saisir les questionnaires satisfaction et fiches informations.

**- Participation aux actions de communication**
- Contribuer à la communication interne et externe du service en lien avec le service communication
- Participer à la communication du projet de soutien psychologique et du programme Rebondir (envoi de dépliants, flyers et affiches, commande des supports de communication, manifestation)

**L'assisant(e) de coordination interviendra aussi pour le service FORM’ILHUP**:
**- Appui administratif pour le suivi des inscriptions des stagiaires**:

- Réceptionner les inscriptions par mail ou par téléphone
- S’assurer de la complétude des dossiers d’inscription, relancer les participants
- Valider les inscriptions auprès du stagiaire, rappeler les dates et lieu de formation

**- Appui logistique pour le déroulé des sessions de formation**
- Recueillir et préparer les documents et matériel nécessaires au déroulement de la formation et s’assurer de leur remise au formateur (feuille de présence, check-list, attestation de participation, impression des supports pédagogiques, etc.), s’assurer de leur transmission au formateur
- Réceptionner après la formation les documents (fiche émargement, questionnaire satisfaction, etc.) et les transmettre au responsable pédagogique

**- Appui administratif dans la gestion des formateurs**
- Assurer la constitution des dossiers des formateurs, relancer au besoin
- Recueillir les disponibilités des formateurs pour l’organisation des sessions
- S’assurer de la réception des contrats pour chaque session de formation
- Réaliser la mise à jour annuelle des dossiers des formateurs sous contrats

**- Lieu de formation**
- Valider la disponibilité des salles sélectionnées en lien avec le planning des formations

**- Communication**
- En lien avec le service communication, participer aux actions collectives de promotion du catalogue de formation

Pour l’ensemble des processus sur lesquels l’assistant de coordination intervient:
**- Participation à la démarche qualité**
- Contribuer à la structuration des activités « Accompagnement psychologique » et « Rebondir » rattachées au processus soins de support et à la rédaction des procédures
- Contribuer à la structuration des activités concernées par FORM’ILHUP (Qualiopi)
- Profil recherché_

**Qualités et compétences professionnelles souhaitées**:

- Maîtriser le pack-office
- Maîtriser la réception téléphonique
- Savoir organiser et prioriser son travail
- Savoir rendre compte de son travail

Faire preuve de rigueur

Faire preuve de discrétion
- Formations souhaitées et/ou expériences professionnelles :_

De formation Bac +2 (Assistant de direction, gestion PME/PMI ou similaire)

Débutant accepté

**Information sur le poste**:
Contrat à durée indéterminé, 0,5 ETP, soit 2,5 jours par semaine

Horaires de travail de 9h à 17h, du Lundi au Vendredi

Jours travaillés : Présence obligatoire une demie journée le lundi et une demie journée le vendredi (matin ou après-midi), le reste peut être fixé indifféremment.

Site : Présentiel (Hôpital Sainte Marguerite, 270 Boulevard Sainte-Marguerite,13009 Marseille)

Sous la hiérarchie de la responsable de service CARE'ILHUP

Titre de tr