Responsable Administratif

**Descriptif de l’entreprise**

**AFOREM **est une école de commerce et de management, implantée depuis 1997 au cœur du bassin économique dynamique de Rennes et de son agglomération.

L’école propose des formations de niveau BAC+2 à BAC+5, accessibles en alternance et en formation initiale. École à taille humaine, elle porte les valeurs de l’expertise, du respect et de l’accompagnement de ses étudiants vers la professionnalisation et le développement des compétences. Elle travaille avec de nombreuses entreprises locales qui lui font confiance depuis plusieurs années.

Forte de son appartenance au **groupe Emineo**, la structure fonde son approche pédagogique sur l’accompagnement et l’individualisation des parcours afin de créer une véritable dynamique de réussite.

Dans le cadre d'une évolution interne, AFOREM recherche un **responsable administratif (H/F).**

**Descriptif du poste**

Rattaché au directeur du campus, vous êtes le garant du **bon fonctionnement de la gestion et de la coordination administrative et logistique de l’établissement**. Véritable bras droit de la direction du campus, vous assurez un rôle de conseil et de support au quotidien.

**Missions**:

- Accueil et administratif
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs et des apprenants
- Gestion du courrier, reprographie, numérisation, téléphonie, voitures de service
- Mise à jour des affichages physiques et numériques
- Mise à jour des comptes photocopies
- Suivi des contrats initiaux et en alternance
- Coordonner la gestion des dossiers en alternance et des contrats en formation initiale
- Contrôler les inscriptions : gestion des contrats des étudiants en formation initiale et en alternance (relation avec le CFA partenaire, facturation aux employeurs)
- Relancer afin obtenir les documents manquants auprès du service admissions et des entreprises
- Contrôler et saisir les dossiers en formation initiale et en alternance sur les logiciels internes
- Gérer les ruptures de contrats
- Réaliser des tableaux de bord mensuels des effectifs des apprenants
- Coordonner la gestion des différentes boites mail partagées
- Suivre les paiements de la CVEC
- Suivi des dossiers étudiants
- Mettre à jour les dossiers étudiants et entreprises
- Suivre les feuilles d’émargement
- Etablir les certificats de scolarité des étudiants en contrat de professionnalisation
- Répondre aux contrôles de conformité des OPCO
- Éditer les attestations de scolarité
- Participer à divers projets relatifs aux étudiants
- Suivre les impayés avec l’aide du service financier
- Moyens généraux
- Gérer les achats du campus (fournitures )
- Contrôler et valider les devis des prestataires (formateurs et prestations)
- Contrôler les factures d’achats avant envoi à la comptabilité
- Contrôler les notes de frais des permanents
- Déclarer les heures des intérimaires
- Gérer la logistique et les procédures du campus en lien avec le directeur
- Veiller à la conformité aux règles de sécurité au sein du campus (réglementation ERP, visite de sécurité ) en lien avec la direction support du groupe
- Contrôler et mettre à jour le registre de sécurité
- Participer aux exercices d’évacuation
- Préparer, analyser et transmettre les différents tableaux de bord
- Gérer le parc automobile
- Événementiel
- Participer aux journées portes ouvertes, salons, journée d’intégration
- Management et logistique
- Superviser et animer l'équipe administrative du campus en favorisant la transversalité et la coordination entre les services
- Gérer et coordonner les activités de l'accueil du campus
- Gérer la logistique du campus (ouverture/fermeture, salles, locaux, état du matériel...)
- Assurer la communication directe avec les autres services du campus
- Faire les entretiens d’activité de l’équipe administrative
- Gérer les demandes de congés et d’absences de l’équipe administrative

**Profil recherché**

De formation supérieure Bac +3/5, vous avez une expérience de 5 ans minimum sur un poste d’encadrement.

Vous avez une excellente maitrise d’**Excel **et des outils bureautiques courants.

Une expérience au sein d’un organisme de formation en alternance serait un plus.
- Polyvalence
- Aptitudes managériales
- Ecoute et sens du contact
- Gestion des priorités
- Esprit d’équipe
- Esprit d'analyse et de synthèse

Type d'emploi : Temps plein, CDI
Statut : Cadre

Programmation:

- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel