Encadrant Des Secretariats Medicaux

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

ENCADRANT DES SECRETARIATS MEDICAUX

**CONTRAT**

CDD; CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Activités

1) Encadrement déquipe, gestion et développement des personnels

a) Pilote léquipe en vue de réaliser les missions et les objectifs des services

b) Anime les réunions de service pour informer des actualités institutionnelles et organisationnelles aux AMA

c) Recueille les besoins, les attentes et les propositions damélioration des AMA pour en étudier la faisabilité

d) Sollicite et implique les AMA dans lorganisation pour les motiver et les dynamiser

e) Assure les entretiens dévaluation annuelle, fixe les objectifs à N+1, évalue latteinte desdits objectifs, et procède au recensement des souhaits de formation

2) Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting

a) Répartit quotidiennement la charge de travail en fonction de lactivité

b) Coordonne les différentes activités au niveau de tous les secrétariats médicaux de létablissement

c) Déploie les moyens nécessaires à la réalisation des activités

d) Etablit les tableaux de bord permettant le suivi du fonctionnement des secrétariats, les renseigne régulièrement afin de pouvoir les transmettre aux décideurs

3) Organisation, coordination et supervision des contrôles relatifs aux activités du secteur ou de lunité

a) Supervise lactivité des secrétariats pour assurer un bon fonctionnement des secrétariats, à laide de requêtes informatiques et dune présence dans le service.

b) Sassure de la pertinence des indicateurs collectés (délai denvoi du courrier, IPAQSS etc)

c) Assure les contrôles nécessaires au bon fonctionnement de lactivité

4) Organisation et suivi opérationnel des activités et des projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes

a) Assure la coordination du fonctionnement des secrétariats (activités, projets) avec le corps médical et ensemble des équipes pluridisciplinaires de létablissement

b) Assure linterface avec les interlocuteurs externes (sécurité sociale, consultants etc)

c) Traite des réclamations des patients en lien avec les secrétariats et identifie les différents dysfonctionnements au sein des secrétariats et en assure la régulation.

5) Contrôle et suivi de la qualité des prestations dans son domaine dactivité

b) Assure les réajustements des dysfonctionnements constatés

c) Evalue le résultat des réajustements

6) Conseil aux décideurs (directions, ligne hiérarchique) concernant les choix, les projets, les activités du domaine dactivité

a) Apporte son expertise dans les décisions relatives aux secrétariats médicaux

b) Alerte les directions concernées par un dysfonctionnement, par des évolutions dactivité entraînant une refonte des effectifs

7) Gestion des moyens et des ressources : techniques, financières, humaines, informationnelles

a) Assure le suivi et le respect des effectifs budgétés (tableau des effectifs) et réels (via lutilisation du logiciel de gestion du temps)

b) Connaît et utilise les logiciels informatiques spécifiques des secrétariats médicaux afin de pouvoir accéder aux indicateurs qui lui sont demandés

c) Répartit les effectifs en fonction des variations dactivité des secrétariats médicaux

8) Paramétrage des outils, logiciels, système relevant de son domaine dactivité

a) Actualise régulièrement ses connaissances des logiciels spécifiques aux services

b) Assure le paramétrage des logiciels spécifiques aux services

9) Organisation et description des processus spécifiques à son domaine et traitement des dysfonctionnements

a) Participe à lélaboration des processus spécifiques aux secrétariats médicaux relatifs aux fonctionnements, aux prestations et à leurs qualités

b) Met en uvre les processus validés au niveau institutionnel

c) Evalue les procédures existantes et identifie les évolutions et les modifications à apporter

d) Identifie et formalise les bonnes pratiques au sein des secrétariats

a) Assure la formation initiale et continue des AMA aux différents logiciels en partenariat avec le service informatique

c) Réajuste en fonction des dysfonctionnements constatés

11) Contrôle et suivi des Dossiers Médicaux Personnels (ajout du CH Bourges)

a) Actualise et édite des demandes de DMP

b) Transmets aux différents secrétariats pour validation des médecins

c) Evalue les validations effectuées par les médecins

Savoir-faire

Analyser et optimiser des processus

Arbitrer, décider entre différentes propositions, dans un environnement donné

Concevoir et mettre en uvre des changements organisationnels

Concevoir, piloter et évaluer un projet, relevant de son domaine de compétences

Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et individuelles

Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son