Assistant Médico-administrative de Pôle

**Conditions pratiques**:

- CDI
- Fonctionnaire
- Catégorie B
- Administratif
- Temps plein

**Niveau d'expérience requis**: Expérience souhaitée
**Niveau d'étude requis**:
Bac

**Permis requis**:

- Permis non obligatoire

**Prise de poste**:
02/01/2025

**Type de salaire**:
A définir selon profil

**Localisations**:

- 38000 Grenoble, Isère, Auvergne-Rhône-Alpes**Autres avantages**:
titulaire cat B
CDD cat B

**L'établissement**:
Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est **le 12e hôpital de France.** Il emploie plus de **11 500 professionnels **dont **1 700 médecins **sur** 3 sites** : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de **100 corps de métiers** se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont:

- **Soigner**:

- **Former**:

- **Chercher**

**Le poste**:
Cette description de poste définit les principales missions et responsabilités attribuées à la secrétaire de pôle Pharmacie.

Missions de secrétariat du Coordonnateur de Pôle/Pharmacien Gérant PUI:

- Gestion de l’agenda du Coordonnateur de Pôle/Pharmacien Gérant PUI: réunions/rendez-vous du Coordonnateur de Pôle/Pharmacien Gérant PUI, y compris à l’extérieur du CHUGA
- Elaboration de courriers et mails divers
- Interface entre tout interlocuteur et le chef de pôle (diffusion de l’information et recueil des demandes diverses)
- Suivi/traitement de mails divers adressés au chef de pôle
- Secrétariat téléphonique du chef de pôle
- Accueil des praticiens ou étudiants étrangers lors de stages hospitaliers (conventions, badges, habilitations, suivi et coordination des programmes)
- Organisation et suivi des réunions stratégiques
- Traçabilité / archivage des documents stratégiques/officiels du pôle, y compris dans SharePoint ; Supervision des archives du pôle
- Elaboration et mise à jour des papiers en-tête du pôle
- Mise à jour du plan blanc (Sharepoint, classeur)

Missions de secrétariat de l’université:

- Gestion des relations avec les instances du CHUGA, le Coordonnateur de Pôle/Pharmacien Gérant PUI, les intervenants et l’UGA (universités et facultés) pour plusieurs enseignements universitaires
- Gestion des étudiants : collecte des notes d’étudiants, suivi des rapports semestriels, documents de thèse des étudiants
- Suivi des vacations des intervenants pour mise en paiement par les services financiers de l’UGA
- Suivi logistique d’un DU de formation clinique
- Suivi des dépenses/commandes diverses sur les lignes budgétaires (TA, FC)
- Rédaction de courriers ou attestations diverses

Missions de secrétariat transversal:

- Gestion des habilitations aux dossiers partagés Pharmacie (X:) et Interpole (I:) pour les nouveaux agents, internes et externes
- Réservation et organisation de réunions, téléconférence/visioconférence, organisation logistique
- Prise de rendez-vous au besoin pour les pharmaciens, l’encadrement du pôle, concernant l’activité du pôle. Gestion des agendas Outlook
- Traitement (rédaction, diffusion, classement, archivage ) de divers documents, courriers, diaporamas, notes d’informations, documents de communication,gestion dans Sharepoint au besoin
- Copies, impressions, reliures, scans divers
- Gestion de la signalétique du pôle sur les différents secteurs ; Mise à jour des tableaux d’affichage avec les documents reçus (arrêtés, notes,)
- Suivi et gestion des conventions AAP/AAC (autorisation d'accès précoce/ compassionnel)
- Suivi et gestion des conventions inter-CH ou structure de soins
- Gestion des conventions HAD, en relation avec le secrétariat du pôle
- Les missions et responsabilités attribuées sont susceptibles d’être modifiées selon les besoins ponctuels du secrétariat. Si un changement d’organisation s’avérait nécessaire et venait à modifier durablement les missions, cette fiche serait mise à jour._

**Profil recherché**:
**Savoir-faire (compétences attendues)**:

- Connaissances du pôle pharmacie, de ses intervenants, du fonctionnement du secrétariat
- Maitrise des outils informatiques de base et des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint )
- Connaissances des logiciels CHUGA rattachés à la fonction
- Connaissance de l’établissement, des modalités de circulation interne et des contacts aux interfaces du pôle
- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
- Organisation et suivi des réunions stratégiques et des déplacements du chef de pole.
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents

**Savoir-être (qualités requises)**:

- Organisation, réactivité, disponibilité, adaptabilité, esprit d’initiative
- Rigueur dans l’organisation