Assistant Administratif Et Financier

**Département ou service de la structure**: Pôle Ressources Lettres

**Corps/Grade **:Catégorie B - Technicien-ne Recherche et Formation

**ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL**

Crée en 2015, le Pôle Ressources Lettres est un service où sont rassemblées des activités pédagogiques, administratives et financières de l’Ecole Lettres. Le PRL est à la disposition de la communauté : membres des départements (secrétaires, enseignants, chercheurs et étudiants) et personnels administratifs des autres services ; il se donne pour mission de les aider et de les accompagner dans leurs démarches au sein de l’ENS-PSL.

La responsable du Pôle Ressources Lettres cherche un(e) adjoint(e) pour l’aider dans ces missions de service public, au sens noble du terme.

**PLACE DU POSTE DANS L’ORGANISATION**

Poste sous l’autorité directe de la responsable de pôle.

**MISSION PRINCIPALE**

Accompagner les départements Lettres dans leurs démarches administratives et assurer la gestion financière et administrative de contrats de recherche du périmètre du PRL.

**ACTIVITÉS PRINCIPALES**
- Conseiller et soutenir les secrétaires, enseignants, chercheurs et étudiants Lettres dans leurs démarches administratives ;
- Participer à l’animation du réseau des secrétaires Lettres ;
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des divers interlocuteurs (usagers, personnels, fournisseurs ) ;
- Gérer des lignes budgétaires de contrats de recherche (établir les commandes, traiter les factures, mettre en place les missions), en en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;
- Suivre les dossiers de recrutement du périmètre du PRL, en lien avec le Service des ressources humaines ;
- Assurer une veille réglementaire et s’informer sur les possibilités de financements ; diffuser les informations auprès des usagers du pôle ;
- Pallier les absences ponctuelles des secrétaires du périmètre (Départements Lettres), soit en assurant une partie des tâches soit en organisant le relais inter-départements ; former les nouveaux arrivants sur ces postes.

**SPECIFICITES DU POSTE**
- Contacts permanents avec les Départements Lettres
- Gestion de contrats de recherches

**CHAMPS DES RELATIONS**
- **Interne **: membres et secrétariat des département, des services centraux, élèves, étudiant.e.s, doctorant.e.s, post-doc...
- **Externe **: visiteurs (conférencier.e.s, professeur.e.s invité.e.s, étudiant.e.s), fournisseurs, collègues des autres institutions (dont PSL)...

**COMPÉTENCES PRINCIPALES**

**Diplôme **:Baccalauréat minimum

**Connaissances**
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Connaissance de base de la réglementation budgétaire et comptable
- Connaissance de base de la réglementation en ressources humaines

**Savoir-faire opérationnels**
- Savoir travailler en équipe
- Savoir mettre en œuvre et respecter les délais d'un calendrier d'opération
- Savoir jouer un rôle de conseil, d'aide ou de décision
- Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants
- Savoir rédiger des notes techniques ou d'information, savoir expliquer les textes réglementaires

**Savoir-être**
- Etre fiable
- Etre organisé et méthodique
- Posséder le sens du relationnel et de la confidentialité
- Etre réactif
- Etre pédagogue et patient

**Avant tout, c’est votre personnalité qui fera la différence**

**MODALITES DE RECRUTEMENT**
- **Prise de fonction **: poste susceptible d’être vacant
- **Conditions de travail **: 37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an
- **Temps de travail **: 100%
- **Lieu de travail **:45, rue d’Ulm 75005 Paris

**Poste ouvert**:

- aux agents titulaires de la fonction publique
- aux contractuels (CDD d’1 an renouvelable - Rémunération selon grille et expérience)

L’ENS est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité.

**DEPOT DES CANDIDATURES PAR MAIL**

Merci d’envoyer votre dossier complet (CV, lettre de motivation)

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : 1 770,00€ à 2 100,00€ par mois

Horaires:

- Travail en journée

Formation:

- Baccalauréat / Niveau bac (Optionnel)