Assistant Administratif Et Financier

_Créée en 1794, l'École normale supérieure-PSL est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche._
- L’École normale supérieure est membre de l’Université PSL._

**ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL**

Le Département des Géosciences héberge deux unités Mixtes de Recherche du CNRS, l'UMR 8538 (Laboratoire de Géologie) et une partie de l'UMR 8539 (Laboratoire de Météorologie Dynamique).

**MISSIONS ET ACTIVITÉS**

**Mission principale**

Dans un environnement mutualisé des fonctions supports au sein du département de géosciences, réaliser des activités de gestion administrative et comptable pour le département et pour ses deux laboratoires, UMR8538 LG et UMR8539 LMD en tenant compte de l'organisation collective.

**Activités principales**
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure
- Engager, valider, réceptionner et solder les commandes et les prestations internes et externes dans le respect du code de la commande publique
- Rendre compte des dépenses aux responsables des équipes
- Suivre le circuit des livraisons (scan des bons de livraison, saisie des réceptions, échanges avec les équipes et les fournisseurs)
- Établir et assurer le suivi des déplacements professionnels des agents des équipes
- Diffuser de l'information au sein des équipes et en externe
- Répondre aux demandes d'information des équipes et des collaborateurs extérieurs
- Classer et archiver les pièces justificatives
- Préparer les dossiers de recrutement (CDD, vacations, stages), assurer le suivi administratif et budgétaire des recrutements
- Assurer l'accueil physique des agents des équipes et des collaborateurs externes
- Suivre et appliquer les procédures dédiées
- Rédiger des documents et des courriers administratifs
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)

**COMPÉTENCES PRINCIPALES**

**Diplôme : Baccalauréat**

**Expérience professionnelle**: Une expérience dans un poste similaire serait appréciée

**Connaissances**:

- Connaissance des outils bureautiques et de gestion (la connaissance de GESLAB et de SIFAC serait un plus)
- Connaissance générale en gestion budgétaire et comptable et en gestion des ressources humaines
- Connaissance générale de la réglementation en matière des ressources humaines et des procédures en matière d'achats publics
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur

**Compétences techniques**:

- Appliquer les règles de gestion financière et des dispositions réglementaires en ressources humaines
- Maîtriser les outils bureautiques et de gestion
- Savoir planifier les activités et les échéances
- Hiérarchiser les priorités
- Accueillir en anglais les collaborateurs étrangers
- Savoir organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
- Savoir rendre compte de son travail à sa hiérarchie

**Compétences comportementales**:

- Rigueur dans l’accomplissement des tâches/ fiabilité
- Autonomie
- Réactivité et capacité à gérer différentes missions en parallèle
- Sens relationnel, capacité à travailler en équipe et échanger
- Bonne capacité organisationnelle
- Disponibilité

**AUTRES INFORMATIONS**

**Prise de fonction**: 1er juin

**Lieu de travail**: 29 rue d’Ulm, 75005 Paris

**Conditions de travail**:
37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an

Télétravail possible après 6 mois dans le poste

**Poste ouvert**:

- **aux contractuels **(CDD selon expérience)

L’ENS est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité.

**DÉPÔT DES CANDIDATURES PAR MAIL**

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : 21 681,57€ à 35 501,29€ par an

Avantages:

- Participation au transport

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Formation:

- Baccalauréat / Niveau bac (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : Télétravail hybride (75005 Paris)