Secrétaire de Direction

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Secrétaire de Direction

**CONTRAT**

CDD

**DESCRIPTIF**

Le Centre Hospitalier de Vierzon, membre du Groupement Hospitalier de Territoire du Cher (18) est situé à 1 heure de Tours et d’Orléans, 30 min de Bourges et 2h de Paris, et a une capacité de 487 lits. Facilité d’accès grâce à un réseau ferroviaire bien desservi et aux plusieurs autoroutes passant par Vierzon.

Le Centre Hospitalier de Vierzon dispose de:

- 5 pôles de soins répartis sur deux sites:
O Pôle Médecine, de 76 lits et places

O Pôle CAFE (Chirurgie, Anesthésie, Femme, Enfant) de 62 lits et places

O Pôle Urgences, dont 4 lits d’UHTCD

O Pôle Médicotechnique

O Pôle SSR-EHPAD-USLD de 348 lits et places + un plateau technique de rééducation
- Une pharmacie à usage intérieur
- Un IFSI/IFAS - Institut de Formation en Soins Infirmiers/d’Aide-Soignant

Le CHV recherche une Secrétaire de Direction dès que possible pour un CDD de 6 mois renouvelable.

Les missions générales relatives au poste:

- Accueil des rendez-vous du Directeur
- Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, commissions spécialisées
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas du Directeur
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers

Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Conception et réalisation d’outils et/ou de méthodes spécifiques au domaine d’activité
- Contrôle de la cohérence des données/informatiques spécifiques au domaine d’activité
- Encadrement d’équipe(s)
- Etablissement/actualisation et mise en œuvre de procédures, protocoles, consignes, spécifiques à son domaine d’activité
- Gestion des moyens et des ressources : techniques, financières, humaines, informationnelles,
- Organisation et suivi opérationnel des activités/projets, coordinations avec les interlocuteurs internes et externes
- Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting
- Veille spécifique à son domaine d’activité

Les missions spécifiques:

- Organisation des instances (Directoire, CTE, CME, CHSCT, Conseil de surveillance), préparation du calendrier prévisionnel, envoi des documents, frappe des comptes rendus (pour le Direction, CTE et CS)
- Gestion des renouvellement d’autorisations d’activité des services
- Saisie sur l’ONVS des fiches d’évènements indésirables relevant des violences en milieu de santé
- Elaboration des plannings prévisionnels de service des directeurs fonctionnels ainsi que le tableau des congés annuels
- Elaboration des plannings des gardes administratives pour les administrateurs de garde
- Rédaction et publication des décisions du Directeur
- Tout projet transversal confié par la Directeur / le comité de direction
- Créations de contenus sur la communication interne et externe (publications sur les différents canaux)

Savoir-faire:

- Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné
- Auditer l’état général d’une situation, d’un système, d’une organisation dans son domaine de compétence
- Concevoir, piloter et évaluer un projet, relevant de son domaine de compétence
- Définir, allouer et optimiser les ressources
- Piloter, animer/communiquer un projet
- Planifier, organiser, la charge de travail
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics,
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Travaille en équipe pluridisciplinaires / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / technologie d’information et de communication (TIC)

Savoir-être:

- Capacités relationnelles
- Sens du travail en équipe
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Initiative dans le respect des limites de son champ de compétences
- Respect du secret professionnel et de la discrétion professionnelle
- Utilisation d’un langage et d’un vocabulaire professionnel
- Souci de perfectionnement
- Etre capable de rechercher les informations dans les documents mis à disposition
- Disponibilité

Formations requises:

- Bac professionnel secrétariat (niveau IV) BTS assistante de direction (niveau III)
- La maitrise des outils bureautiques

**PERSONNE À CONTACTER**

Mme HADDADI Ophélie, Chargée des RH.

**ETABLISSEMENT**

Centre hospitalier de VIERZON Site Léo Mérigot
33, rue Léo Mérigot 33, rue Léo Mérigot
18102 VIERZON