Assistant de Direction

Fonction RIFSEEP : Assistant de manager intermédiaire
Groupe : B2

DGA Aménagement du territoire
Pôle solidarités territoriales
Direction assistance technique aux collectivités
Service assistance technique aux collectivités

**Catégorie B**

**Filière**: Administrative

**Type de contrat**: Par voie Statutaire Non Statutaire

**Cadre d'emploi**: Rédacteurs territoriaux

**Lieu**: Montpellier

**Description du poste**:
**Missions du métier**:

- Assurer les tâches de secrétariat

***Missions du poste**:

- Assurer le secrétariat du Directeur et de la direction de l'assistance technique aux collectivités (DATC).
- Assurer le secrétariat de l'agence technique départementale Hérault Ingénierie

**Activités métier**:

- Assiste l'activité de l'équipe
- Assure la gestion des fournitures de bureau
- Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
- Enregistre et suit le courrier départ et arrivé (photocopies, fiches de liaisons)
- Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
- Met en forme, sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
- Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
- Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public

***Activités poste**:

- Assistance du directeur
- Organisation des réunions,
- Organise les retours attendus par le cabinet et le DGS en lien avec l’assistante de pole
- Suivi de dossiers spécifiques,
- Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
- Organise et coordonne l'activité des secrétaires de la direction
- Conçoit les documents demandés en interne et en externe
- Participe à l'élaboration des outils d'aide à la décision (tableaux de bord)
- Rédige des notes, des rapports, des comptes rendus
- Diffuse les informations

Activités propres au secrétariat de l’agence technique départementale Hérault Ingénierie
- Assure le secrétariat de direction d’Hérault Ingénierie : organisation du planning du directeur ; gestion des rendez-vous, du calendrier et des déplacements ; prise de notes et rédaction et/ou mise en forme de compte-rendu de réunion ; suivi des relations avec les organismes partenaire.
- Organise et assure le secrétariat des instances d’Hérault Ingénierie (conseils d’administration, assemblées générales, comités internes ) : organisation des réunions ; participation à l’élaboration des documents de séance, des procès-verbaux et des délibérations ; envoi des convocations ; publications des actes
- Anime la relation aux adhérents d’Hérault Ingénierie : réception des adhésions et demandes d’intervention ; relais auprès des services ; réponses de premier niveau aux appels des adhérents ; suivi des campagnes d’information et de communication ; élaboration de support de communications simples.
- Complète et met à jour les tableaux de bord de suivi d’activité ; veille au respect par les services des procédures internes de diffusion, de validation et de suivi, qu’il ou elle participe à élaborer et à faire évoluer ; promeut par son action quotidienne le partage de l’informations et la transversalité de l’organisation.

Activités propres au secrétariat de la direction de l’assistance technique aux collectivités
- Anime l’équipe d’assistantes de la direction, en organise le planning de permanence et assure en tant que de besoin l’intérim ;
- Est l’interlocuteur(trice) et relais des secrétariats du pôle et de la direction générale adjointe notamment pour la production de rapports et note à l’attention du cabinet, à laquelle elle contribue ;
- Assure le secrétariat de direction et notamment le suivi des courriers annotés, des courriers indicateurs et des courriers demandant réponse et des demandes du cabinet ; relis et vérifie les courriers sortants et veille à la qualité des réponses apportées, avant signature ou transmission ;
- Assite le directeur dans la préparation de toutes les réunions auxquelles il participe : fixation de l’ordre du jour, préparation des fonds de dossiers, le cas échéant prise de note et rédaction des comptes-rendus, réception des comptes-rendus et archivage.
- Suit l’élaboration des rapports aux assemblées, en vérifie le contenu et la transmission dans les délais, saisit sur Airdélib les rapports établis par la direction, prépare les passages en commission, archivage.
- Veille à la continuité du service dans la direction en suivant la planification des congés, en élaborant les plannings de présence, et en organisant, le cas échéant, les permanences ; signale les absences et communique au secrétariat de pôle les informations afférentes.
- Contribue, par sa présence et ses relations avec tous les services de la direction, à la bonne circulation des informations et la promotion de modes de fonctionnement privilégiant la transversalité.

**Profil recherché**:
**Connaissances**:

- Classement