Assistant - Assistante de Direction (F/H)

Assister le-la chef-fe de service et son-sa adjoint-e dans l’organisation de leurs activités:

- tenir les agendas respectifs et prendre les rendez-vous en fonction des priorités.
- rappeler les informations importantes, préparer les dossiers nécessaires aux réunions, aux entretiens.
- prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunion.
- classer et archiver les documents.
- rédiger et/ou mettre en forme des courriers, notes, et divers documents.
- recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques ,relayer si nécessaire vers l’interlocuteur-trice compétent-e.
- élaborer les plannings de congés des cadres du service.
- Gérer les documents internes et externes, le courrier, les boîtes mails:

- assurer la diffusion vers les responsables de département et les agent-es, des divers documents (revues techniques, abonnements et notes).
- assurer la diffusion d’informations générales au sein du service.
- procéder à la saisie informatique et au suivi des entrées et sorties de courriers sur le logiciel dédié.
- contrôler la qualité rédactionnelle et la mise en forme de documents émanant de la chefferie du service (délibérations, notes, courriers ).
- assurer un rôle de « facilitateur bureautique » auprès des agent-es du service ARH.
- assurer le suivi des délibérations, notamment via l’utilisation de l’outil Air’Délib.
- suivre les boîtes mails du service.
- Gérer certaines missions d’assistanat RH:

- assurer l’accueil et le suivi du parcours d’intégration des nouveaux-elles arrivant-es du service.
- renseigner les agent-es du service sur les règles RH.
- suivre et saisir les éléments dans les bases de données dédiées : Chronotime (badgeages, suivi et corrections des anomalies).
- transmission d’informations RH à l’AGR (arrêts maladie, ordres de missions et déplacements, participations transports heures supplémentaires et primes d’intérim,).
- participer à l’élaboration du plan de formation et à la réalisation opérationnelle (demandes, inscriptions aux stages,).
- assurer la fonction de référente informatique (RIU) pour le service.
- gérer le suivi de la mise en paie des indemnités tutorat et formateurs-trices internes.
- Contribuer à la gestion des locaux et à l’organisation des temps collectifs du service.
- Contribuer au collectif des assistant-es de direction de la DRH:

- partager les informations importantes.
- établir des procédures communes (ex : suivi des délibérations)

Vous apportez une aide permanente au-à la chef-fe de service et à son-sa adjoint-e, en termes d’organisation personnelle, de gestion, d’information, d’accueil, de locaux et assurer certaines fonctions d’assistanat RH pour le compte du service.
- BAC à BTS assistant de direction ou diplôme en ressources humaines
- Expérience sur un poste similaire d’assistanat de direction ou d’assistanat administratif.
- Maîtrise:

- des techniques de secrétariat et de l’outil informatique.
- des règles de l’expression orale et écrite.
- du statut de la fonction publique et fonctionnement de la collectivité.
- des logiciels métiers : OGST, Elise, AirDélib, Net-RH.
- Capacité à gérer les urgences.
- Qualités rédactionnelles.
- Qualités relationnelles.
- Discrétion.
- Autonomie.
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).