Assistant de Direction

L’Association l’Ensoleillade est une association loi 1901 à caractère médicosocial, chargée d’accompagner un public adulte en situation de handicap mental ou psychique (environ 100 personnes accompagnées). Elle comprend un:

- **ESAT (Établissement et Service d’Accompagnement par le Travail) à Lons **avec un agrément de 71 ETP.
- **SAVS (Service Accompagnement à la Vie Sociale)** à Lons (ouverture programmée au 1er trimestre 2025)
- **Pôle Hébergement à Lescar** comprenant un Foyer d'hébergement avec appartements, une section annexe, une MAPHA et un Foyer de vie avec un agrément de 60 places.

**La mission générale**:
L’assistant/assistante de direction accompagne le/la directeur (trice) afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.

**Les tâches**:

- **Gestion du secrétariat de la Gouvernance associative**_

Ø _Assurer l’ensemble des tâches liées au secrétariat de la gouvernance (convocation, compte-rendu, courrier, archivage, suivi)._

Ø _Organiser et programmer l’assemblée générale (logistique, convocation, invitation, etc.)._
- **Gestion du secrétariat du dirigeant**_

Ø Gérer le suivi de la boîte mail de l’ESAT

Ø Suivi, gestion et traitement du courriers entrants et sortants + navette foyer (en lien avec l’agent d’accueil de l’ESAT)

Ø Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques après l’agent d’accueil.

Ø Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques ).

Ø Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions ).

Ø Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Ø Rédaction des courriers
- **Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant**_

Ø Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.

Ø Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.

Ø Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).

Ø Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.

Ø Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

Ø Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting ).

Ø Gérer les notes de frais.

Ø Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons. Assurer un suivi des stocks.

Ø Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, commandes, rapprochement BL et facture ) en lien avec la comptabilité.

Ø Assurer l’archivage des rapports périodique de vérification et assurer le suivi avec le technicien de maintenance afin de lever les observations en lien avec le chef de service de l’ESAT.

**Gestion administrative RH**

Ø Réaliser un suivi administratif du personnel (mise à jour dossier, suivi des documents, etc.)

Ø Assurer le suivi et la gestion des adresses mails du personnel (création, suppression, etc.)

Ø Remettre les documents obligatoires et assurer l’affichage

Ø Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.

Ø Assurer le suivi des entretiens professionnels (envoi des convocations, programmation annuelle, classement, etc.)

Ø Assurer le suivi administratif de l’usager dans le DUI (création, rapprochement identito-vigilance, arrêts maladie, etc.)

Ø Assurer le suivi des poses des congés annuels (rappel des périodes, relevé des congés, gestion des demandes d’absence, saisie des absences, etc.) en lien avec le service paie.

Ø Suivi des absences et présences des TH en lien avec la gestionnaire de paie.

Ø Suivi des commandes de repas en lien avec la secrétaire du pôle hébergement puis rapprochement avec la gestionnaire de paie.
- **Communication**_

Ø Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus ).

Ø Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’association ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

**Savoirs être et savoirs faire**:

- Dynamisme
- Créativité
- Esprit d’initiative
- Discrétion / confidentialité
- Organisation et rigueur
- Polyvalence
- Réactivité et autonomie
- Esprit de synthèse et d’analyse
- Aisance relationnelle
- Esprit d’équipe
- Capacités rédact