Executive Assistant

Description du poste:
**VOTRE RÔLE ET VOS MISSIONS**:
**Soutien à la direction**

En partenariat avec l’assistant(e) personnel(le), anticiper les besoins du Responsable de CLP : veiller à ce que le contenu de toutes les réunions soit préparé, rédiger les briefs de communication, hiérarchiser et gérer les priorités, stocker et archiver les documents.
Coordonner et gérer la gouvernance des réunions du Comité de Direction de CLP (CODIR) et des réunions de gestion, y compris la préparation des ordres du jour, des présentations, la prise de notes et le suivi des actions, le suivi et la surveillance de la réalisation des objectifs, la transmission des informations, la coordination des demandes d’informations et autres supports nécessaires.
Veiller à ce que les réunions se déroulent efficacement en termes de contenu, de timing et de résultats.
En collaboration avec l’équipe de direction, préparer des notes stratégiques ou opérationnelles et des présentations pour différents publics : SLT de CLP, anticiper et revoir les documents présentés au Comité Exécutif d’AXA Partners ; collaborer étroitement avec les équipes sur les sujets d’intérêt commun pour assurer une préparation efficace des réunions et des supports de présentation.
S’assurer que les décisions prises soient suivies et mises en œuvre efficacement, et que toutes les parties prenantes soient informées en temps utile des décisions et actions.
Fournir régulièrement des insights pour clarifier la gouvernance et améliorer l’efficacité de la fonction.
Représenter le Responsable de CLP lors des réunions si nécessaire.

**Finance**

Assurer une ambition adéquate en fonction des investissements et suivre l’exécution et la performance.
Coordonner les calendriers liés à l’exercice du plan stratégique et à la construction du budget de la fonction avec les équipes RH et Finance.
Coordonner les échéances concernant les budgets, les objectifs, les prévisions et le suivi du plan stratégique, en collaboration avec tous les directeurs, RH et Finance.

**Communication**

Concevoir et déployer le plan de communication de CLP en collaboration avec les leaders et autres parties prenantes clés telles que le HRBP global, les équipes de Transformation et de Changement, les équipes de communication, la direction locale, et les champions.
Soutenir le Responsable de CLP dans la communication via plusieurs canaux avec les équipes à travers le monde.
Organiser les réunions de direction hors site, en collaboration avec les RH, les événements d’informations (town halls), les séminaires et autres événements afin d’assurer une communication forte de la part de la direction.
Contribuer à renforcer la communication sur notre transformation et nos activités commerciales.
Maintenir un organigramme à jour de la fonction.
Ce poste est flexible et pourra évoluer pour couvrir un large éventail de sujets en fonction des besoins de l’organisation.

Missions spécifiques sur demande du Responsable de CLP, telles que des projets transversaux, etc.
Relations de travail:
SLT de CLP
Communauté CLP
Équipes CLP
ExCom d’AXA Partners, Chief of Staff du CEO d’AXA Partners
Communauté EA/PA
Équipe de Transformation
Fonctions support dédiées à la BU (Finance, RH, Juridique, Compliance, IT, Communication)
Managers de pays
Équipes des fonctions centrales
Divers acteurs du Groupe

**VOTRE PROFIL**:

- Diplômé d'un Bac+4/5, d'une formation académique ayant permis d’acquérir d’excellentes compétences organisationnelles, analytiques et de réflexion critique.
- 5 à 10 ans d’expérience réussie et solide.
- Excellentes compétences en communication, avec la capacité à s’adapter aux cultures et contextes locaux.
- Compétences en gestion de programmes/projets avec un niveau avancé d’analyse et de synthèse.
- Bonne compréhension de la gestion du changement.
- Expérience de travail à l’international avec plusieurs fonctions dans une organisation matricielle.
- Capacité à travailler rapidement dans un environnement en constant changement et ambigu.
- Esprit collaboratif et capacité à s’adapter à différents styles de leadership tout en ayant un impact.
- Capacité à travailler avec des équipes sans autorité hiérarchique directe, grâce à de fortes compétences d’influence.
- Orientation résultats avec la capacité à apprendre et à adopter une démarche d’amélioration continue des processus et de la mise en œuvre.
- Pragmatique, capable d’opérer à un niveau stratégique mondial tout en ayant une approche pratique et concrète.
- Esprit proactif, anticipant besoins et actions.
- Humble, willing to help others understand, investissant du temps et de l’énergie pour apprendre et évoluer intellectuellement. Très flexible pour répondre à des demandes multiples et variées avec diplomatie, confiance et confidentialité.
- Maîtrise courante ou bilingue de l’anglais, le français étant un vrai plus mais pas une obligation. D’autres langues d’AXA Partners sont des atouts pour ce poste.

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**POURQUOI NOUS REJOINDRE ?**:
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