Secrétaire Pédagogique Et Administratif

**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. **Mission**: Le bureau du(de la) technicien(ne) se situe sur le site de Saint Jérôme dans les locaux de la filière instrumentation (service B21) à proximité immédiate de l'équipe d'encadrement. Le(la) technicien(ne) recruté(e) sera sous l'autorité hiérarchique n+l du directeur de la filière instrumentation. Il(elle) sera également en lien avec les responsables de diplômes, de parcours et coordinateurs pédagogiques d'années (LP, Ml et M2). Dans le cadre de la certification qualité ISO 9001 de la Filière Instrumentation, les principales missions, activités et tâches sont les suivantes: **Secrétariat pédagogique** **Gestion de l'assiduité **(Editer, communiquer, convoquer, contrôler) **Gestion de la formation (**Établir, gérer et transmettre les conventions de stage avec les entreprises, préparer les réunions pédagogiques, les plannings et les dossiers, éditer les attestations de fin de formation) **Gestion administrative (**Organiser la logistique des examens, gérer tes résultats des examens, organiser les inscriptions pédagogiques (APOGEE), saisir les notes, les VAC et les bonus (APOGEE), édition des procès-verbaux de résultats et des attestations de réussite) **Gestion documentaire (**Assurer la reprographie de proximité des supports de cours, classer et archiver) **Publicité pour la formation (**Gérer et préparer les plaquettes de la formation, préparer et envoyer des plaquettes aux filières amonts, prendre rendez-vous avec les filières amonts) **Base de données **(Maintenir les informations concernant les personnels et enseignants) **Secrétariat de l'apprentissage** **Gestion de la base de données de CFA (YPaero) (**Établir les calendriers annuels, les données administratives, les états d'assiduité des apprentis.... gérer le livret de l'apprenti et les procès-verbaux de visites en entreprise au CFA. Organiser, gérer, et transmettre les résultats de l'élection des délégués.) **Secrétariat administratif** **Aider à organiser les EPI** **Assurer le standard téléphonique de la direction** **Gérer l'agenda de la direction générale, le courrier de la direction** **Classer et archiver le courrier** **Secrétariat relations entreprises** **Contacts entreprises** (préparer les campagnes de contacts vers les entreprises, gérer le planning des visites relationnelles avec les entreprises) **Relations pédagogiques avec les entreprises** (Assister la direction dans la démarche de recherche de stages) **Service aux entreprises** (Faire parvenir aux entreprises les demandes de stages, alternances et d'emploi) **Publicité pour la formation** (Gérer et envoyer la documentation aux entreprises, tenir à jour le press-book) **Gérer ses activités dans le cadre de la Certification ISO 9001** **Profil**: **COMPÉTENCES REQUISES**: Connaissance, savoir: - Connaître les techniques de secrétariat, - Connaître l'environnement institutionnel et les structures de l'université - Avoir des bases sur le code du travail et les procédures administratives - Connaître la démarche qualité Savoir-faire: - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Savoir planifier son activité et respecter les délais - S'exprimer de façon claire et concise - Posséder des techniques relationnelles - Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat - Appliquer les procédures administratives - Rédiger des documents simples d'information et de communication Savoir être: - Avoir le sens du relationnel et de la discrétion - Être en capacité d'écoute - Travailler en équipe - Savoir s'organiser - Être autonome et rigoureux **Les avantages liés au poste**: - Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental - Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires - Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an - Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois - Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents - L’établissement conventionné par