Secrétaire pédagogique

L'Institut NEMO est un centre de formation professionnelle en alternance, spécialisé dans le Transport et la Logistique. C'est Pierre Bitane qui a fondé NEMO en 2003.

Dans le cadre de son développement, l'Institut Nemo recherche son/sa futur(e) secrétaire pédagogique.

Notre Centre de Formation d'Apprentis forme chaque année de nombreux apprentis en collaboration avec un réseau d'entreprises partenaires. Au cœur du fonctionnement pédagogique et administratif, le/la secrétaire pédagogique occupe un rôle essentiel : véritable pivot entre les apprenants, les formateurs, les entreprises et la direction, il/elle garantit la fluidité des parcours et la conformité des process.

Rattaché·e à la direction, vous assurerez le pilotage administratif, la coordination pédagogique et le suivi des apprentis.

Vos missions s'articuleront autour de 4 grands axes :

-Coordination et support :

• Vous serez l'interlocuteur·rice privilégié·e des apprentis, des formateurs, de nos entreprises partenaires et des différents pôles du CFA ;

• Soutien logistique des formateurs : préparation des salles, mise à disposition et diffusion des documents pédagogiques, support au quotidien (matériel, planning, besoins spécifiques) ;

• Communication des informations aux différents services ;

-Gestion administrative :

• Création et mise à jour des dossiers des apprentis ;

• S'assurer de la conformité des informations enregistrées sur les dossiers des apprentis ;

-Mise en œuvre du règlement intérieur :

• Contrôle quotidien de l'assiduité : Collecte et gestion des absences, retards, justificatifs, communication vers les entreprises concernées, mise à jour des tableaux de bord et alertes éventuelles ;

• Application du règlement intérieur ;

• Accueil téléphonique :

• Répondre aux appels entrants du CFA et assurer une première prise en charge professionnelle et bienveillante : Identifier le besoin de l'interlocuteur (apprenant, famille, formateur, entreprise…).

• Orienter l'appel vers la personne ou le service compétent si nécessaire.

• Fournir les informations de premier niveau concernant :

o les formations,

o les plannings,

o les procédures administratives,

o les modalités d'alternance,

o les démarches d'inscription.

• Gérer les appels liés aux absences ou retards :rappeler les obligations d'assiduité, prévenir et alerter les différents services en cas de manquements répétés.

• Contacter les maîtres d'apprentissage pour : signaler une absence non justifiée, relancer des documents manquants, planifier des rendez-vous.

• Assurer un suivi qualité de la relation entreprise / CFA.

Profil recherché :

Le/la candidat(e) devra avoir une expérience minimum de 2 ans en tant que secrétaire administrative/ pédagogique.

Le/la candidat(e) devra posséder les compétences suivantes :

-Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion ;

• Organisation rigoureuse & excellente gestion des priorités ;

• Connaissance du fonctionnement d'un CFA, d'un établissement de formation ou d'un environnement scolaire (apprécié) ;

-Compétences comportementales :

• Sens de l'accueil & excellente communication

• Diplomatie, discrétion et respect de la confidentialité

• Capacité à gérer simultanément plusieurs interlocuteurs

• Réactivité & autonomie

-Compétences transversales :

• Esprit d'analyse et résolution de problèmes ;

• Savoir s'adapter à différents publics ;

• Gestion de conflits ;

Rémunération :

La rémunération est établie selon le SMIC horaire, avec possibilité d'évolution. Des évolutions salariales pourront être envisagées en fonction de l'expérience, de l'ancienneté et de l'implication dans les missions confiées.

Lieu : Institut Nemo, 40 Rue de la Colonie 75013 Paris.

Horaires : 08h-16h, du Lundi au Vendredi

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 1 802,00€ par mois

Avantages :

• Prise en charge du transport quotidien

Lieu du poste : En présentiel