Adjoint Administratif

Le/la gestionnaire est placé sous la responsabilité directe du responsable administratif de l’UMR et travaille au quotidien au sein du pôle de gestion composé de 4 agents.

Le laboratoire COBRA est une Unité Mixte de Recherche (UMR-6014) associant le CNRS, l’Université de Rouen, l’INSA de Rouen et la ComUE Normandie Université. Il est localisé dans le bâtiment IRCOF (Institut de recherche en chimie organique fine) à Mont-Saint-Aignan. Créé le 01 Janvier 1996, le COBRA mobilise environ 175 personnes (60 enseignants-chercheurs et chercheurs permanents, 20 personnels techniques et administratifs, 70 doctorants, 25 post-doctorants).

Le/la gestionnaire consacre 80 % de sa quotité au laboratoire COBRA, et 20 % de sa quotité à la gestion du bâtiment IRCOF sous l’autorité du directeur administratif de l’UFR Sciences et Techniques.

**MISSION PRINCIPALE**:
1. (80%) Le/la gestionnaire est chargé du traitement des commandes et des factures pour les dépenses de l’UMR en fonction de la répartition des équipes de Recherche.

Le budget annuel de l’UMR est en moyenne de 2 millions d’euros répartis sur 4 établissements (CNRS, INSA, COMUE et UNR).

Le/la gestionnaire est en relation avec les différentes tutelles, ainsi qu’avec les enseignants-chercheurs et chercheurs, étudiants et Post-Doc.

Ses missions s’articulent autour de 2 axes principaux : gestion administrative et gestion financière.

2. (20%) Le/la gestionnaire est chargé d’opérer les dépenses et de suivre les recettes sur le budget du bâtiment IRCOF (centre de coûts 92242) dont la direction de l’UFR Sciences et Techniques est responsable dans sa construction et sa gestion.

**ACTIVITÉS ASSOCIÉES**:

- Élaborer les bons de commande de fonctionnement, de maintenance et d'équipement pour les 3 tutelles sur les logiciels financiers dédiés (GESLAB, COKTAIL, SIFAC)
- Contacter les fournisseurs (envoi des BC, traitement des litiges )
- S’assurer de la réalisation des prestations et enregistrer le service fait
- Tenir à jour les tableaux de suivi
- Transmettre les factures et les documents nécessaires au paiement aux agences comptables
- Archiver les pièces justificatives liées aux commandes (dématérialisation)
- Participer au recensement des équipements de l’UMR
- Participer à titre exceptionnel à la gestion des missions des personnels
- Établir les certificats administratifs et attestations demandées
- Appliquer la réglementation en vigueur (Marchés Publics), suivre l'évolution des procédures
- Assurer l’interface de l’unité avec les différents services comptables des tutelles
- Exécuter des activités administratives courantes (démarches téléphoniques, courriers, mailings)
- Participer à l'accueil physique et téléphonique
- Réserver des salles, des repas

**CONTRAINTES PARTICULIÈRES D’EXERCICE**:
S’adapter au calendrier des activités du laboratoire, des différentes tutelles (CNRS, INSA, URN).

**COMPÉTENCES PRINCIPALES**:
**Savoir / connaissances**
- organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
- connaissances budgétaires générales, analyse des données financières
- marchés publics, finances publiques
- techniques d’élaboration de documents
- réglementation en matière d’hygiène et de sécurité (notion de base)

**Savoir faire / compétences opérationnelles**
- utiliser les logiciels financiers spécifiques
- savoir travailler en autonomie, s’adapter et prendre de judicieuses initiatives
- proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
- appliquer les procédures et les règles
- exécuter et suivre les dépenses, appliquer les règles/procédures financières
- utiliser les techniques de rédaction administratives
- s’approprier de nouveaux contenus/savoirs
- savoir gérer son activité selon un calendrier
- prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- travailler en équipe, savoir communiquer, proposer, être à l’écoute

**Savoir être / compétences comportementales**
- confidentialité, discrétion
- disponibilité, adaptabilité
- autonomie, esprit d’initiative, réactivité
- sens de l’organisation, rigueur, fiabilité
- travail en équipe, sens de la communication
- bonnes qualités relationnelles

**Nos atouts**:
L’université de Rouen Normandie s’engage à veiller au bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle et son personnel bénéficie notamment:

- D’activités sportives et culturelles à des tarifs préférentiels
- D’une participation de 15 € à la mutuelle
- D’accompagnement à la prise de poste avec des formations etc..
- 55 jours de congés / RTT
- Accès à toutes les bibliothèques universitaires et les ressources numériques (Cairn,)

**Conditions du poste**:
Poste à pourvoir en contractuel catégorie C

Rémunération : en fonction de la grille indiciaire

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 m