Secretaire D Etablissement Ct06251080

Description de l'établissement:
FOH BOUHET

2 CHEMIN DE LA MOUCHENIERE

17450 BOUHET

Description de la mission:
Sous la responsabilité des Cheffes de Services, vos principales missions seront:
Accueil physique et téléphonique (relais et interface avec les partenaires internes et externes):

- Accueil, filtre et orientation des appels et des interlocuteurs

Fonction administrative relative à l’établissement:

- Déclaration des accidents du travail avec Bluekango (net-entreprise)
- Prise de rendez-vous à la médecine du travail (reprise après long arrêt sous couvert du CDS)
- Dossier administratif du personnel / Gestion des convocations formations
- Traitement du courrier
- Gestion des sinistres
- Diffusion et affichage des différentes communications internes et réglementaires
- Gestion des achats : fournitures de bureau
- Gestion des factures fournisseurs liées au fonctionnement de l’établissement : rapprochement facture, bon de livraison, bon de commande
- Gestion de la caisse de l’établissement
- Commande de repas

Fonction administrative relative aux résidents:

- Conseils et assistances auprès des familles pour le suivi des notifications MDPH et aide sociale
- Utilisation des outils Viatrajectoire et Ogirys pour la gestion administrative des dossiers des résidents
- Gestion administrative du processus d’admission
- Gestion administrative de l’accueil temporaire, des stages
- Gestion de la liste d’attente
- Facturation en collaboration avec le service comptabilité

Assistanat au Chef de Service:

- Facilite la circulation des informations et s’assure de leurs diffusions au sein de l’établissement de façon régulière
- Préparation des courriers et reproduction des documents
- Création des outils et des tableaux de bords nécessaires en lien avec le Chef de Service
- Rendre compte de toutes les informations à son responsable (point de coordination hebdo.)
- Participation à l’élaboration du rapport d’activité, tableau ANAP, évaluation externe en lien direct avec le CDS
- Rédaction des documents attendus par le Chef de Service ou Directeur Adjoint Parcours
- Participation aux réunions de coordination globale

Profil recherché:
**QUALIFICATION ET COMPÉTENCES : BAC Professionnel avec expérience / BTS Souhaité**
- Maîtrise des techniques administratives de secrétariat
- Maitrise des outils informatiques classiques et capacité à s’approprier rapidement les solutions informatiques « métiers » (planification, dossier de l’usager, commande repas)
- Compétences rédactionnelles
- Capacité de compréhension des enjeux et du fonctionnement d’un établissement médico-social
- Capacité à prendre des initiatives, à solutionner et à mobiliser les ressources internes et externes

**QUALITÉS ATTENDUES**:

- Discrétion / Confidentialité
- Ecoute active, communication adaptée et prise de recul
- Sens du service et du travail en équipe
- Autonomie, sens de l’organisation et de la communication

Période de la journée : Jour

Contrat à durée indéterminée