Chargé Centralisation/suivi Information Et

**Descriptif et missions**: Au sein du secrétariat général, vous êtes en charge:
Centralisation/suivi de l'information:
Traitement du courrier et courriels entrants
Enregistrement et distribution de l’information numérique entrante selon des procédures établies
Numérisation de l’information papier
Application des processus d'enregistrement
Alerter le responsable sur les dysfonctionnements et les besoins/demandes des clients et services

Mise à jour de la base Post office (Traitement de l’information numérique selon des procédures établies, relance des services si en cas de retard sur une réponse, suivi et clôture de l’information numérique, mise à jour de la base contact, paramétrage des objets types, délais et modèles de documents)

Secrétariat Général:
Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques
Secrétariat de la DGA : gestion de l'agenda, organisation de réunions, classement, archivage des dossiers de la DGA
Mise sous plis (vœux du Maire, évènements, courrier à destination de la population).
Polyvalence sur le secrétariat de la direction générale des services
Gestion des commandes de fournitures et du papier
Suivi des actes administratifs (décisions et arrêtés du Maire, mise en forme, Signature du Maire, télétransmission au contrôle de légalité, suites à donner, classement
- Rédaction et Mise en forme de courriers, registre des arrêtés du Maire notes, comptes-rendus, Photocopies ; Classements ; Rangements, Archivage, transmission et gestion du circuit des parapheurs

Gestion des salles de l’Hôtel de ville pour la bonne tenue des réunions
Organisation logistique du Conseil Municipal
Tenue du registre des arrêtés du Maire
Gestion des commissions municipales
Gestion des abonnements
Gestion du budget du SG et ADO (élaboration des bons de commandes)
Participation et rédaction des comptes-rendus de la réunion de direction
Gestion des astreintes cadre : gestion du planning, vérification et mise à jour du contenu de la mallette, gestion des transmissions)
**Profil recherché**: Savoir faire:
Maîtrise des logiciels : Word, Excel Outlook, AIRS Délib (gestion des actes administratifs), Fast (plateforme de télétransmission), Post Office (gestion et suivi du courrier)
Connaissance des outils de communication et de l’information
Utilisation d’un Intranet / Maîtrise de l’expression orale et écrite
Application des procédures du service
Connaissance de l’organisation des services municipaux
Gestion des conflits

Savoir -être:
Anticipation - Rigueur -Réactivité- Discrétion
- Confidentialité- Polyvalence
- Esprit d’équipe-Sens de l’observation-Neutralité- Aptitude au changement
- Ponctualité - Bonne présentation - Tenue correcte exigée
**Avantages liés au poste**:
**Avantages collectifs au travail**:

- Prime de fin d’année
- Restauration collective/titres restaurant
- Compte-Epargne Temps
- Prise en charge Mutuelle
- Prise en charge frais déplacement formation
- Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
- Abonnement CNAS ou FNAS
- Régime indemnitaire
- ARTT
- Autorisations spéciales d’absence
- RIFSEEP
- CIA

**Description de la collectivité**: Bry-sur-Marne est une ville de 17 000 habitants située dans l’est parisien. Elle est rattachée au territoire du Grand Paris « Paris Est Marne et Bois ». Desservie par les autoroutes A4 et A86 elle est également reliée à Paris par le RER A (20 minutes de Nation) et d’ici 2023 par la ligne 15 sud du Grand Paris Express.
Grâce à un cadre de vie préservé (10 ha d’espaces verts, bords de Marne aménagés) ses habitants profitent de son dynamisme et de ses équipements dans de nombreux domaines (éducation, culture, sport ). Signataire de l’agenda 21, Bry-sur-Marne a élaboré pour son territoire une politique respectueuse des principes de développement durable.
De plus, la Ville est forte de son patrimoine dédié à l’image. Ville pionnière de la photographie avec Louis Daguerre, elle accueille actuellement l’Institut National de l’Audiovisuel et les studios de Bry. Elle a également pour projet de monter et de développer un pôle économique dédié à l’audiovisuel en attirant les entreprises et étudiants de ce secteur.