Office Manager

Nous recherchons pour notre cabinet la Maison dentaire à Noeux les mines, notre futur Office manager.

**Intitulé du poste**:
Office Manager

**Rattachement hiérarchique**:
Direction du cabinet

**Encadrement**:

- Responsable Commerciaux
- Responsable Assistantes Dentaires

**Effectif global du cabinet**:
10 praticiens (dentistes) - 20 salariés

**Mission principale**:
L’Office Manager assure le bon fonctionnement global du cabinet dentaire sur les plans administratif, organisationnel et humain. Véritable bras droit de la direction, il/elle coordonne les activités quotidiennes, veille à l’optimisation des plannings, au respect des procédures internes et à la qualité de service auprès des patients et du personnel.

**Responsabilités et activités principales :1. Gestion administrative et organisationnelle**
- Élaborer, coordonner et actualiser les **plannings des praticiens et des salariés** (assistantes, accueil, etc.)
- Gérer les absences, congés et remplacements en lien avec les responsables d’équipe
- Superviser la bonne organisation quotidienne du cabinet (ouverture, fermeture, matériel, logistique)
- Suivre les indicateurs d’activité (taux d’occupation, productivité, rendez-vous, etc.)
- Mettre à jour et faire respecter les procédures internes (accueil patient, stérilisation, facturation, etc.)

**2. Gestion des ressources humaines**
- Encadrer et animer les deux responsables d’équipe (accueil et assistantes dentaires)
- Encadrer et animer en direct l’équipe accueil
- Assurer la **coordination RH** : suivi des contrats, intégration des nouveaux salariés, absences, évaluations, etc.
- Contribuer à l’amélioration du climat social et à la communication interne
- Identifier les besoins en formation, suivre les entretiens annuels et accompagner les évolutions de carrière
- Participer au recrutement en lien avec la direction

**3. Gestion comptable et administrative**
- Faire le lien avec le **cabinet comptable** (transmission des variables de paie, factures, justificatifs, etc.) et tous les intervenants extérieurs
- Suivre les dépenses et les achats du cabinet (fournitures, matériel, consommables, maintenance)
- Aider à la préparation du budget prévisionnel et au suivi des coûts
- Gérer les dossiers administratifs (assurances, contrats fournisseurs, conventions, etc.)

**4. Communication et coordination**
- Assurer le relais d’information entre la direction, les praticiens et les équipes
- Organiser et animer les réunions internes (planning, qualité, coordination)
- Gérer les situations délicates (retards, dysfonctionnements, tensions d’équipe) avec diplomatie et professionnalisme
- Être garant de la **qualité d’accueil et de service patient**

**Compétences et qualités requises**:

- Excellentes compétences en **organisation et gestion du temps**
- Leadership, diplomatie et capacité à fédérer les équipes
- Bonne connaissance du fonctionnement d’un **cabinet dentaire ou médical est un plus**
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion (planning, facturation, RH)
- Rigueur, réactivité, sens des priorités
- Discrétion, sens du service et de la confidentialité

**Formation et expérience**:

- Bac +2 à Bac +5 ( management, assistant de direction, RH, ou équivalent)
- Expérience significative (minimum 3 à 5 ans) en **gestion d’équipe et administration** dans un environnement de santé ou de relation clients ( services)
- Une expérience en cabinet dentaire ou médical est un atout majeur

**Conditions**:

- Contrat : CDI
- Statut : Cadre ou agent de maîtrise selon profil
- Temps plein
- Lieu : Noeux les mines
- Salaire : entre 2200€ et 3200€ par mois ( sans les primes)

Type d'emploi : Temps plein, CDI
Statut : Cadre

Rémunération : 2 200,00€ à 3 200,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel