Chargé(E) de Gestion Administrative Et

On recherche notre 2e super-héros de la gestion administrative et opérationnelle

Vous êtes le chargé de gestion administrative et opérationnelle, organisé(e) et passionné(e) des formations de notre catalogue. Vous aurez la charge de la gestion administrative des sessions de formation, de la coordination des opérations (planning de formation, logistique, etc.) et de l'assistance aux formateurs, jusqu’à la facturation.

Vous serez en contact avec nos clients et nos formateurs pour toutes ces questions.

**Planification des formations et suivi opérationnel en relation avec les clients**
- Réception des demandes classiques de formations validées par le chargé commercial ;
- Planification des formations en fonction des demandes des clients (contact et choix des formateurs selon les thématiques de formation demandées) ;
- Suivi des annulations, reports, changements de participants, etc. ;
- Gestion de l’organisation logistique des formations (traitement des besoins particuliers).
- Suivi du taux de remplissage des sessions INTER entreprises

**Suivi administratif**
- Assurer la gestion administrative des dossiers de formation : De la création des sessions à la facturation, dans les délais impartis ;
- Réception, vérification et archivage des dossiers de fin de formation déposés par les intervenants.

**Gestion et suivi des demandes de prises en charge OPCO**
- Gestion de la relation avec nos partenaires (OPCO, STELO, etc.) ;
- Saisie administrative des informations pour les demandes de prise en charge financière (sur l’extranet des OPCO ou sur toute autre plateforme) ;
- Suivi des demandes de prises en charge en collaboration avec le chargé de développement commercial.

**Facturation et suivi des débiteurs**
- Validation des dossiers de fin de formation (DFF) et édition des factures ;
- Si subrogation de paiement, dépôt des dossiers de fin de formation et des factures sur l’extranet des OPCO ;
- Recouvrement des factures impayées.

**Suivi de la satisfaction des prestations de CELESTRA (clients et intervenants)**
- Vérification de la satisfaction client des prestations de CELESTRA (commerciales, pédagogiques, administratives, etc.) et transmission au responsable qualité pour suivi.

**Gestion de projets**
- Suivi de projets liés à l’organisation administrative et opérationnelle de CELESTRA (outils, procédures, etc.) ;
Organisation et rigueur indispensable ;
Suivi et respect des procédures (et à en créer si besoin) ;
Aisance relationnelle avec les clients et tout autre public ;
Appétence pour la gestion administrative en général ;
Capacité à utiliser des outils et logiciels informatiques simples ;
Maîtrise du pack office ;
Être force de proposition face à de nouvelles problématiques.

**Formation BAC+2 de préférence**

**3ans d’expérience minimum**

**Conditions d’emploi**
- CDI temps plein
- Salaire annuel brut : 33k€/an
- Temps de travail : 37h hebdomadaires + RTT
- Télétravail hybride

**Avantages**
- Primes sur objectifs
- Participation aux transports

Mutuelle et prévoyance

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : à partir de 33 000,00€ par an

Avantages:

- Horaires flexibles
- Participation au transport
- RTT
- Travail à domicile

Programmation:

- Horaires flexibles
- Périodes de travail de 8 heures

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Question(s) de présélection:

- Avez-vous une expérience dans la relation client ?
- De combien d'années d'expérience en gestion administrative et logistique des sessions de formation ?

Expérience:

- organisme de formation: 3 ans (Exigé)

Lieu du poste : Télétravail hybride (94300 Vincennes)

Flextime