Gestionnaire Administratif/administrative

Au sein du Pôle Ingénierie Organisationnelle et Expérience Client, nous recrutons un/une** Gestionnaire Administratif/Administrative F/H** sur notre campus de Bordeaux. Rattaché/rattachée à Dominique BOHNOMME, Responsable du Pôle, basé sur Talence, vous travaillerez en relation avec une équipe de 6 personnes répartie entre Talence et Marseille. Vous aurez pour mission de participer à la sécurisation, gestion et suivi des données des différentes activités de l’Executive Education.

**Vos missions seront les suivantes**:
**1/ Gérer les opérations de gestion des comptes clients et la préparation des clôtures**:

- Suivre, justifier la position des comptes clients et répondre aux parties prenantes ;
- Participer au suivi des encaissements, du rapprochement bancaire, des relances, des avoirs, appui technique financement/facturation ;
- Suivre les litiges et contentieux clients avec les commerciaux et la société de recouvrement ;
- Suivre et mettre à jour les plateformes administratives des financeurs dans la cadre du processus financier ;
- Vérifier les fiches budget des formations ;
- Préparer les éléments de clôture permettant le transfert des données vers l’ERP finance et l’édition des tableaux de bord ;
- Analyser les données d’entrée des formations afin d’optimiser les tableaux de contrôle (cohérence et vraisemblance) ;
- Participer aux contrôles des CAC et autres auditeurs externes.

**2/ Suivre la fiabilité des documents, base de données afin de garantir le meilleur service client**:

- Assurer la sécurisation et la mise à jour de notre BDD et outils métiers ;
- Participer à la vérification de la conformité des documents utilisés dans l’Execed ;
- Participer au contrôle des données pour les reporting et enquêtes (BPF, SIFA, FT ) ;
- Mettre à jour les plateformes administratives « documents légaux et officiels » ;
- Informer et former les collaborateurs/collaboratrices de la création et mise à jour des documents ;
- Suivre l’outil des problématiques et dysfonctionnements pour les formations Executive réalisées, dans le cadre de la certification Qualiopi.

**3/ Participer à l’amélioration continue du service**
- Participer à la gestion de projet de « formations sur mesure ou cycles diplômants » dans son domaine de compétences en fonction des besoins définis par le chef de projet. « Etre un appui technique sur son domaine de compétences aux autres pôles »
- Préparer les commissions des remises et bourses
- Participer au maintien de la certification/qualité « Qualiopi »
- Participer à l’évolution des processus.

**Profil recherché et compétences métier**:

- Formation supérieure Bac +2/3, idéalement BTS Comptable, DUT GEA
- Expérience professionnelle de 2 ans minimum sur une fonction similaire (gestion de bases de données, suivi clients,
- Une connaissance de la législation sur la formation serait un atout
- Une expérience dans le domaine de la formation serait un plus
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Compétences comptables
- Capacité d’organisation et rigueur
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Maîtrise d’office 365 et aisance à s’adapter aux outils informatique (YPAREO, GR, Ade soft )
- Anglais niveau B1-B2 requis

**Soft skills**:

- Rigueur et réactivité
- Polyvalence
- Discrétion
- Adaptation et agilité
- Sens du service et du client

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Statut Non cadre

Rémunération fixe sur 13 mois + part variable

30 jours ouvrés de congés payés/an + 20 JRTT/an

Autres avantages : carte ticket restaurant + prime de transport + accès salle de sport + mutuelle et prévoyance

Prise de poste : dès que possible
- L’ensemble des Collaborateurs et des Collaboratrices de l’Ecole sont sensibilisés sur les questions d’inclusivité, qu’il s’agisse du handicap, du genre ou de l’égalité des chances. Notre école accorde une importance clé à l’inclusivité qui s’incarne dans deux de nos piliers stratégiques : durabilité/pérennité et inclusivité._