Assistant.e Formation

**À propos de nous**:
L’École des hautes études en santé publique (EHESP) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP). Grand établissement sous la tutelle conjointe du ministère de la santé et de l’accès aux soins, et du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l’EHESP est membre du réseau des écoles de service public (RESP), de France Universités et de la Conférence des grandes écoles (CGE) ou encore, au niveau européen et international, de l’Association européenne des écoles de santé publique (ASPHER) et du Réseau des établissements francophones en santé publique (REFESP).

Depuis le 1er janvier 2023, elle est établissement-composante de l’Université de Rennes (Établissement public expérimental). Située sur le campus universitaire de Villejean, dédié aux SHS et à la santé, l’Ecole comporte également une antenne parisienne au sein de PariSanté campus.

Véritable plateforme pour l’enseignement et la recherche en santé publique, l’EHESP est structurée selon des départements (sciences humaines et sociales / institut du management / méthodes quantitatives en santé publique / sciences en santé environnementale) intégrés dans un projet interdisciplinaire incluant notamment des centres de recherche labellisés par le CNRS et l’Inserm (UMR 1085 Irset et UMR 6051 Arènes, comprenant l’Unité 1309 RSMS). L’EHESP propose des filières de formation des dirigeants et cadres pour les fonctions publiques (Etat et hospitalière), des mentions et parcours de master, des diplômes de mastères spécialisés®, des parcours de doctorat (dont deux dispositifs nationaux) et une offre très riche de formation tout au long de la vie.

Dans le cadre du contrat d’objectifs et de performance 2024-2027 entre l’EHESP et ses ministères de tutelle, ses activités de formation et de recherche s’articulent autour de trois axes : les politiques publiques dans le champ sanitaire et social ; l’organisation, le management et la performance des systèmes de santé ; la santé environnementale.

L’EHESP accueille chaque année 1 200 élèves, étudiants ou doctorants en formation initiale et plus de 6 000 stagiaires en formation continue, provenant d’une cinquantaine de pays différents. Elle fait appel près de de 1 600 intervenants du monde professionnel pour la réalisation de vacations d’enseignement. Son budget est de l’ordre de 70 millions d’€. Dans son spectre d’activités, l’Ecole peut aussi compter sur deux filiales : les Presses de l’EHESP (maison d’édition) et EHESP-International (société d’expertise à l’international).

L’Institut du Management a l’ambition de contribuer par la formation, le conseil, l’expertise, la recherche et la coopération internationale à l’accompagnement des organisations et des professionnels face aux transformations du système de santé.

Chargé de développer les compétences et l’expertise en management des établissements, services, mais aussi des politiques de santé (champs sanitaire, social et médicosocial), l’Institut du management intervient dans de nombreux domaines.

Il contribue à la formation des dirigeants et cadres des établissements, services et institutions de santé.

En relation permanente avec tous les acteurs de santé, l’Institut du Management est un carrefour pour bâtir de la connaissance, favoriser des partages de pratiques et d’expériences dans le champ de gestion des établissements et des politiques de santé. L’Institut du Management développe de nombreuses collaborations à l’international.

**Mission**:
**POSITIONNEMENT**

L’assistant.e est hiérarchiquement rattaché.e à la Responsable Administrative du département et travaille en lien fonctionnel étroit avec les responsables de filière. Il/Elle travaille avec les enseignants de la formation, les autres assistantes du département et les différents services de l’EHESP.

**MISSIONS**
- NB : les missions détaillées ci-après peuvent être amenés à évoluer en fonction des changements d’organisation du département et des besoins émergents résultant de l’évolution de nos formations_

**Accompagnement et suivi administratif des apprenants anciens, actuels et futurs**
- Suivi de l’inscription des élèves dans les outils numériques de l’école
- Gestion des inscriptions pédagogiques
- Elaboration et suivi des conventions de formation et des avenants pour les élèves en Formation Continue
- Mise à jour et diffusion de la liste des élèves et du trombinoscope aux parties prenantes, constitution des groupes de TD
- Organisation de la rentrée
- Réponse aux questions des élèves sur la formation au quotidien
- Production de statistiques et du reporting sur les promotions
- Gestion des bulletins de salaire
- Gestion des déplacements des élèves
- Envoi des notes et des bulletins aux élèves
- Gestion des inscriptions aux modules de spécialisation
- Edition et envoi des bulletins de spécialisation
- Contribution à l’animation du collectif des apprenants et des alumnis

**Suivi et gestion des absences et des ajustements individ