4206 - Assistant.e du. de la secrétaire général.e

Présentation

Au Département d'Ille-et-Vilaine, le secrétariat général, rattaché à la direction du pôle Egalité, Education, Citoyenneté, assiste la directrice générale de pôle dans les fonctions supports et notamment la gestion des ressources humaines et financières.

Il assure ainsi la liaison entre la direction générale du Pôle, les différentes directions et services du pôle, et les services du pôle ressources (finances et ressources humaines). Il contribue à la transversalité entre les services du pôle.

Le pôle Egalité Education Citoyenneté regroupe la Direction éducation jeunesse sport, la Direction enfance famille, les Archives départementales, la culture et les missions coopération internationale, égalité femmes/hommes et laïcité.

Nous recherchons, pour le secrétariat général, un.e assistant.e.

Description du poste

Fonctions En lien étroit avec la Secrétaire générale du Pôle, et en binôme avec l'assistant.e de la Directrice Générale du Pôle, vous exercerez des missions d'assistante RH et d'assistante administrative.

Missions générales

• Vos missions en tant qu'assistante RH Vous interviendrez tout au long du processus de recrutement, qui mobilise également la Direction des ressources humaines ainsi qu'une personne de l'équipe chargée du recrutement : la Secrétaire générale ou l'une des deux chargées de recrutement : vous publierez les annonces, alerterez sur les échéances, assurerez le lien avec les (convocation, accueil, tests). Vous effectuerez un travail de suivi et d'anticipations des échéances, et pourrez restituer des synthèses de ces activités. En lien avec la chargée de mission RH, vous pourrez accompagner les demandes de stage et de formations.
• Vos missions en tant qu'assistant.e

Pour le secrétariat général, vous serez responsable de l'agenda de la secrétaire générale, du suivi des notes et courriers qui lui sont adressés., vous assurerez l'accueil téléphonique du service.

Par ailleurs, vous travaillerez en lien étroit avec l'assistant.e de la Directrice générale : vous pourrez être sollicité.e pour intervenir sur son agenda, sur le traitement du courrier, des notes, la mise en forme de documents, le suivi des notes, la relecture des délibérations… Vous travaillerez à ce titre sur différents outils : PO pour les courriers, Delib35 pour les délibérations, xBus pour les parapheurs notamment.

Missions spécifiques Vous coordonnerez les activités transversales au pôle, notamment en effectuant la communication, le respect et le suivi des échéances, en organisant les réunions régulières. Vous contribuerez à la cohérence des procédures transversales mises en œuvre au sein du pôle.

Vous assurerez le suivi des commandes d'abonnements, ouvrages, consommables… Vous organiserez le tri, le classement et l'archivage des documents de la direction.

Spécificités du poste

Liaisons fonctionnelles Vous serez ainsi en lien avec des collègues nombreux : au sein du secrétariat général, au sein du pôle (notamment les , chefs/cheffes de services et les assistantes) mais aussi avec les autres pôles de la collectivité et notamment la direction des ressources humaines.

Informations spécifiques offre Internet Pour faciliter la conciliation entre la vie personnelle et la vie professionnelle, le Département vous propose :

• des plages de travail variables avec la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont un qui vous ouvre droit à 47 jours de congés/RTT + 2 jours de fractionnement, et un cycle sur 4,5 jours par semaine
• le télétravail jusqu'à 2 jours par semaine après 1 à 3 mois d'ancienneté
• l'accès à un restaurant inter-administratif
• une participation employeur pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage)

Afin d'assurer les entretiens de recrutement, une souplesse sur l'organisation du temps de travail est requise.

L'entretien aura lieu le jeudi 12 février Il pourra être précédé d'un test écrit portant sur des connaissances en lien avec le poste, d'une heure maximum.

Profil requis

Connaissances Vous utilisez couramment les outils bureautiques du pack office, dont Visio idéalement.

Vous savez accueillir, traiter l'information, et la faire suivre.

Une connaissance du fonctionnement du Département, comme du statut de la fonction publique et des ressources humaines dans leur ensemble seraient un plus sur ce poste, mais pourra aussi être acquise sur place.

Formation

Niveau de diplôme

Aptitudes requises Vous avez de bonnes qualités relationnelles, la volonté de travailler en équipe, tout en étant de la confidentialité.

Vous avez un grand sens de l'organisation et de la gestion des priorités.

Vous avez enfin une capacité à vous approprier des logiciels métiers spécifiques.

Expériences

Niveau d'expérience