Assistant(E) Formation

Description de l'établissement:
**180 métiers, 1 sens commun.**

Rejoignez une communauté de 12 000 professionnels qui, au quotidien, font battre le cœur du CHU de Montpellier Classé parmi les premiers hôpitaux français, le CHU de Montpellier est un acteur leader du soin, de la recherche, de l’enseignement et de la formation sur son territoire.

Intégrer nos équipes, c’est évoluer dans un environnement de pointe, et trouver du sens dans les valeurs du service public pour offrir à chacun, quelle que soit sa situation, les meilleurs soins.

Description de la mission:
**_
L’objectif essentiel du CESU de Montpellier est de contribuer aux progrès de la santé publique en améliorant et en développant l’enseignement de la prise en charge des situations d’urgence en santé, au quotidien et en situation d’exception._**

**DÉFINITION**

Recueillir et traiter et coordonner les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.

Suivre et gérer les processus administratifs.

**LIEU D'EXERCICE**:
Libellé Pole ou Direction : URGENCES

Service : Centre d’enseignement des soins d’urgence du département de l’Hérault

Horaires : 9h-17h Repos : S-D-JF

**ACTIVITÉS PRINCIPALES**:

- Accueil (téléphonique et physique), filtrage de l'information et orientation des personnes selon évaluation de leurs besoins (agents, clients, formateurs).
- Traitement selon ses compétences des évènements relatifs au procès de production de formation (prise en charge des demandes, analyse traitement ou réorientation de la demande, devis, conventions, convocations des agents, relevés d’activités de vacation, gestion des titres de recette, éditions des diplômes).
- Saisie et mise en forme des courriers (convocations pour rendez-vous, comptes rendus et autres courriers administratifs).
- Traitement du courrier : réception, tri, diffusion, expédition et classement
- Gestion des conventions, convocations, contrôle émargements, facturation des dossiers DPC.
- Participe à la Gestion des accès à la plateforme numérique de formation
- Gestion des archives de l’unité.

**ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES LIÉES AU POSTE**:
Adaptation aux évolutions des outils bureautiques et numériques.

Renseignement et suivi des tableaux d’activité et indicateurs de l’unité (facturation, bilan d’activité,)

Participation éventuelle à des évènements d’animation assurés par le CESU en dehors des horaires et repos habituels (colloques, portes ouvertes, salons ).

Organisation des enseignements en lien avec le SAMU et les Situations Sanitaires Exceptionnelles

**SAVOIR-FAIRE REQUIS**:
**_ Compétences techniques :_**
- Identifier/analyser des erreurs de gestion en rechercher les causes et définir les moyens d'y pallier
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine
- Utiliser les outils bureautiques /TIC
- Analyser et optimiser un / des processus7

**_ Compétences relationnelles :_**
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Travailler en équipe et en réseau
- Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
- Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle

**_Contribution à l'organisation :_**
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
- Evaluer la pertinence/la véracité des données et/ou informations
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverse nature

Profil recherché:
**SAVOIR-ETRE REQUIS**:
Bonne présentation, rigueur, méthode, adaptabilité, réactivité, qualité d'écoute, esprit d'équipe.

**CONNAISSANCES ASSOCIÉES**:

- Secrétariat
- Vocabulaire médical
- Communication
- Réglementation des archives
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
- Droit des patients
- Droit hospitalier
- Droit de la formation
- Bureautique
- Internet/intranet

**PRÉREQUIS INDISPENSABLES**:
**Formation en secrétariat et outils bureautiques** ; maîtrise de l'orthographe ;
**Capacités d’analyse et de priorisation des activités et des tâches**

**Valeurs**: travail, respect, partage, d’esprit d’équipe, intérêt pour les missions hospitalières

**PRÉREQUIS SOUHAITÉS**:
Expérience d’exercice dans le domaine de la formation

Connaissances en textes règlementaires ; formation, formation continue, DPC

Textes règlementaires des CESU

**PARTICULARITÉS DU POSTE**:
Travail en étroite collaboration avec une équipe de permanents et de vacataires.

Environnement de travail situé dans les locaux de la Faculté de Médecine, Site ADV.

**RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FRÉQUENTES**(internes et externes)
- Médecins et paramédicaux.
- Cadres de santé, personnels des services administratifs.
- Formateurs internes et externes ; clients ; structures ; institution
- Secrétaires du SAMU Centre 15 et de la chefferie du Service de Médecine d’Urgence

**LIAISONS HIÉRARCHIQUES**:

- Cad