Specialist Meeting

**Working with Us** Challenging. Meaningful. Life-changing. Those aren't words that are usually associated with a job. But working at Bristol Myers Squibb is anything but usual. Here, uniquely interesting work happens every day, in every department. From optimizing a production line to the latest breakthroughs in cell therapy, this is work that transforms the lives of patients, and the careers of those who do it. You'll get the chance to grow and thrive through opportunities uncommon in scale and scope, alongside high-achieving teams. Take your career farther than you thought possible. **Meetings Management Specialist** **Contexte**: La gestion efficiente des réunions en process end to end associée à la rapidité de paiement des professionnels de santé par l'équipe EMCoE (Events & Meetings Center of Excellence) sont des éléments primordiaux pour l'amélioration de la satisfaction nos clients internes et externes. La responsabilisation de l'équipe EMCoE sur la simplification des process associés, le déploiement de nouveaux outils, la mise en place de solution innovante et sa capacité à être force de proposition vis-à-vis du business, lui permettra de réaliser des économies importantes sur le long-terme sans impacter la qualité des réunions mises en place. Le rôle de " Meetings Management Specialist " au sein de l'équipe EMCoE est de gérer dans une logique " End to End " et de façon efficiente et compliante les évènements dont il a la charge. Il sera également amené à s'impliquer en tant que contributeur dans des projets clés pour l'équipe EMCoE et pour la filiale France. Il est également attendu de ce rôle qu'il s'implique dans l'identification d'axe de simplification des process en vigueur et qu'il propose des idées d'innovation. **Rôle & responsabilités** - Agir en tant que facilitateur expert des réunions, événements et contrats impliquant des professionnels de santé et organisations de santé : choix des lieux, gestion des lettres valant convention, organisation de la logistique et des voyages, gestion de matériel, des budgets, des contrats, des déclarations aux instances ordinales, etc... de l'initiation de l'événement à sa clôture. Il est charge de toutes les étapes dans une logique " End to End ". - S'assurer que chaque action réalisée pour chacun des meetings dont il a la charge est faite en accord avec les procédures BMS (SOPs - Standard Operating Procedure) ainsi qu'avec les obligations légales et réglementaires locales (LEA - Transparence des liens etc...). - Développer et maintenir des relations solides à travers l'environnement matriciel via un alignement et une communication régulière avec ses interlocuteurs internes et externes. - Collaborer avec d'autres experts, y compris les prestataires externes de l'équipe EMCoE, l'équipe WW Congress, l'Excellence Opérationnelle (Strat&Ops), le Juridique, la Compliance, ainsi que les équipes BCF, en demandant des conseils le cas échéant. - Préparer, vérifier et transmettre après validation par le manager les éléments requis pour la prise en compte en paie des indemnités RP pour les équipes business dont il est en charge ; - Être impliqué dans la gestion opérationnelle des activités cross-borders en collaboration avec les autres filiales et avec ses collègues. - Rechercher de manière proactive des opportunités de simplification des processus et les proposer à son manager. - S'assurer de l'escalade rapide des problèmes liés à la gestion et l'organisation des réunions ou le paiement des professionnels de santé ou organisation de santé et mettre en place les solutions identifiées en collaboration avec les Meetings Managers Business Partner ou le Manager. - S'impliquer dans la formation et le déploiement du modèle " End to End " et de tout autre nouveau système qui serait déployée dans la cadre de la gestion des évènements et des activités associées en collaboration avec les Meetings Managers Business Partner. **Formation** - Diplôme de premier cycle en commerce ou technique ou qualification professionnelle reconnue **Expérience professionnelle** - Expérience dans un environnement de vente / marketing ou expérience dans un rôle de relation client commercial avec un minimum de 1-2 ans d'expérience - Expérience de la gestion de projets de petite à moyenne envergure - Expérience dans la gestion des contrats, le paiement des professionnels de santé, la gestion de réunions / événements impliquant des professionnels de santé - Connaissance des process internes et des obligations légales et réglementaires locales (LEA - Transparence des liens etc...). - Connaissance et compréhension de l'organisation de la société et de son fonctionnement afin de favoriser l'amélioration continue. **Compétences**: - Capacité à travailler en équipe - Orientation client - Capacité à travailler de façon autonome et efficace dans un environnement matriciel interne et externe, avec des compétences interpersonnelles - Capacité démontrée à escalader les problématiques de façon factuell