Secrétaire Administratif

Le/la secrétaire administratif/ve recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement du CMAS, suit, gère les dossiers administratifs et apporte une aide à la Direction du CMAS. ACTIVITES PRINCIPALES: - Réaliser et mettre en forme tous les travaux bureautiques : - Assurer le secrétariat administratif du CMAS (rédaction de courriers, note de services ) - Préparer et mettre en forme tous les documents administratifs - Gérer le courrier d'arrivée, y apporter une réponse ou transmettre les messages - Communiquer et rappeler les informations pour les transmettre aux services concernés - Organiser le classement ou l'archivage des dossiers - Organiser et planifier des réunions (commission de finances, conseil d'administration ) : - Rédiger des ordres du jour - Préparer et suivre les dossiers (convocations, rapports, procès verbaux, comptes-rendus ) - Respecter les délais de transmission des documents - Gérer et suivre les activités et dossiers liés au fonctionnement du CMAS : - Préparer, élaborer et suivre les conventions (partenariales, bénévolat ) - Gérer et classer les arrêtés et décisions du Président, en lien avec les services concernés - Élaborer le rapport d'activités (centraliser les informations, mise en page ) - Gérer les demandes de stage (tableau de suivi, réponses aux stagiaires, conventions ) - Gérer et suivre les demandes de fournitures administratives (recensement des besoins, gestion des commandes et remise des fournitures aux différentes structures du CMAS) - Gestion des demandes d'heures supplémentaires (enregistrement, transmission RH, suivi retour ) ACTIVITES SUPPLEANTES Remplacer l'agent chargé du secrétariat petite enfance et de l'accueil du CMAS en son absence ou selon ses obligations professionnelles et organiser en collaboration avec elle ses missions pour des compétences complémentaires : - Assurer l'accueil physique et téléphonique du service petite enfance - Enregistrer les demandes d'inscriptions des EAJE - Assurer l'accueil physique et téléphonique du public (accueillir et renseigner le public en présentiel ou par téléphone, recevoir, filtrer et orienter les appels, identifier et gérer la demande selon son degré d'urgence, accompagner la première demande et orienter vers les services compétent, renseigner sur le fonctionnement et l'organisation du CMAS et des services de la Ville (connaître l'organigramme et les missions des différents services), assurer un accueil de qualité valorisant l'image du CMAS et des Services de la Ville, organiser l'affichage, l'actualisation de la documentation de l'espace d'accueil, gérer les statistiques et préparer un bilan pour le rapport d'activités) - Assurer la gestion et le suivi des : - arrêts maladie (enregistrement des arrêts, transmissions aux services concernés ) - produits d'entretien (enregistrement des demandes, transmissions aux services concernés ) - formations du personnel du CMAS (enregistrement des demandes, des attestations ) - demandes « Betterstreet » - demandes en lien avec le « Plan Propreté » Vous possédez la maîtrise l'outil informatique et des techniques de secrétariat, les procédures des services et l'organisation du CMAS et de la VILLE. Vous faites preuve d'organisation et d'initiative et êtes force de propositions Vous êtes en mesure de : - Prendre des messages, des notes et mettre en forme des courriers - D'identifier et de répondre à la demande - Avoir de bonnes capacités rédactionnelles, et de synthèse - Faire preuve de compréhension et d'assimilation Vous avez le sens de l'écoute, de l'analyse et vous savez expliquer, synthétiser et argumenter à l'oral comme à l'écrit. Vous savez également gérer les situations relationnelles difficiles. Vous êtes rigoureux(se), polyvalent(e), organisé(e) et méthodique. Vous avez l'esprit d'équipe, êtes accueillant(e), positif(ve) et diplomate. Vous possédez le sens du service public en étant garant (e) de l'image de celui-ci. Vous faites preuve de discrétion.
- **Qualification**:Employé non qualifié
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:1 an
- **Formation**:Bac ou équivalent
- **Compétences recherchées**:

- Outils bureautiques
- Modalités d'accueil
- Suivre l'état des stocks
- Accueillir une clientèle
- Planifier des rendez-vous
- Réaliser un suivi administratif du personnel
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- Saisir des documents numériques
- Réaliser une gestion administrative
- Définir des besoins en approvisionnement