Cdd - Secretaire - Assistant.e (H/F)

**JOB.TIT**LE**

**What will be your role?**
Vous assurez des missions classiques de secrétariat : apporter un appui logistique et administratif aux membres des équipes.
Plus en détail, il s'agit de:
**1- Organiser les missions et déplacements des membres des équipes**:

- Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages, lettres d’invitation, demandes de visas etc.
- Réaliser des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;
- Gérer les contacts nécessaires avec les services supports internes, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes.

**2- Réaliser les missions de secrétariat pour le management et les membres des équipes**:

- Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques ) ;
- Organiser l’agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des managers ;
- Rédiger des courriers/notes/compte rendus ;
- Alimenter, relire et mettre en forme des documents, des supports de réunions, de séminaires ;
- Assurer l’accueil téléphonique et physique pour les équipes ;
- Tenir à jour une documentation, un classement, l’archivage et les pages Internet des équipes ;
- Réaliser des travaux d’appui pour le service (photocopies, classement, gestion du stock fournitures etc.) ;
- Organiser la logistique de réunions ou séminaires ou autres temps collectifs d’équipe (y compris, commandes et achats relatifs à ces réunions/séminaires/temps collectifs en conformité avec les règles et procédures internes) ;
Gestion des arrivées et des départs dans les équipes (demande de badge, ordinateur, autres équipements ).

**3- Gérer toute autre activité de secrétariat/assistanat nécessaire à la bonne marche des équipes.**

Ces différentes tâches sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins des équipes.

**Who are we looking for?**

Profil recherché:

- bonne connaissance des missions de secrétariat : prise de notes, gestion administrative, organisation de déplacements professionnels, organisation de réunions, rédaction de courriers ;
- bonne connaissance de l'outil informatique et du Pack Office ;
- très bonne organisation du travail et une grande rigueur ;
- sens du service, aimant travailler en équipe, impliqué.e, force de proposition, fédérateur.trice et motivé.e.

Un bon niveau d’anglais est souhaitable mais pas obligatoire.
**What team are you joining?**
Au sein de la direction exécutive Solutions de Développement Durable (SDD) : - l’activité de la Division Appui à la Passation de Marchés (APM) consiste à apporter un appui méthodologique et opérationnel aux équipes de l’AFD du siège et en agence sur l'ensemble des questions relatives à la passation de marchés et à leur exécution. APM assure également la préparation et l’animation de formations internes et aux bénéficiaires des financements de l’AFD, ainsi que la production et/ou la mise à jour des procédures, outils et documents méthodologiques « passation de marchés ». La division APM compte 11 agents. - la division Energie (EGI) est chargée de mettre en œuvre des projets en appui à la transition énergétique dans une soixantaine de pays, en mobilisant des outils financiers et d'assistance technique. La division EGI compte environ 35 agents (Responsables d’Equipe Projet - REP, Chargé d’Appui aux Opérations - CAO et consultants) et une assistante à temps plein. Dans le cadre d’un remplacement de congés maternité (durée minimum de 4 mois), vous serez affectée à la division APM comme assistant.e, et partagerez votre temps avec la division EGI où vous appuierez l'autre assistante, principalement sur l'organisation des missions et des déplacements des agents (70% du poste). Par ailleurs, vous pourrez être amené.e à assurer des missions similaires pour d’autres équipes, par intérim, et dans le cadre d’une organisation globale au sein de la Direction Exécutive SDD, en cas d’absences d’autres assistant-e-s.

**Why join the French Development Agency?**
Joining AFD means contributing to the construction of a common world, which is our Group’s mission. A world in common is a world that preserves and defends these five great common goods: the planet, the social bond, peace, partnerships and economic prosperity.