Office Manager

**MATTEA***:
MATTEA, Entreprise Adaptée est spécialisée dans l'Emploi de personnes en situation de Handicap.
- Temps partiel, Temps plein- Melun**Rattaché(e) à la Secrétaire Générale, vous serez en charge, pour toutes les filiales françaises des missions**

**MISSIONS RELATIVES A L’ACCUEIL**:
Gestion du standard et de l’ouverture de la porte ;
Accueil des visiteurs (installation, proposition eau ou café

Préparation des postes de travail des nouveaux collaborateurs en collaboration avec le service informatique et le service RH ;
Communiquer aux nouveaux collaborateurs les politiques et règles internes à la société (hygiène,

fonctionnement alarme, règle accès bâtiment, règles utilisation véhicule de société, règles déplacements

professionnels ).

**MISSIONS RELATIVES AUX SERVICES GENERAUX**:

- Achats des fournitures et biens nécessaires au fonctionnement des locaux ;
- Gestion des stocks des petits consommables (bouteilles d’eau, café, toners d’imprimante )
- Inspection bi-hebdomadaire des locaux afin d’identifier les éventuels dysfonctionnements et risques pour les
- salariés, les collecter et traiter avec les services et/ou tierce parties concernées.
- Tenue des salles de réunion ;
- Réception et contrôle des commandes ;
- Rangement des locaux
- Organisation des vérifications et contrôle réglementaires liés aux locaux ;
- Coordination des petits travaux (devis, organisation intervention, communication salariés, supervision et contrôle) ;
- Collecte des informations nécessaires à nos déclarations obligatoires liées aux locaux (OPERAT ) ;
- Suivi des diverses prestations nécessaires au bon fonctionnement des locaux (ménage, alarme )

**MISSIONS RELATIVES A L’ADMINISTRATI**F**:

- Assistanat à la Direction
- Mise en forme et rédaction de courriers.
- Gestion du courrier et colis (envoi et réception) ;
- Traitement des demandes de déplacement des collaborateurs du siège et agences ;
- Courses diverses ;
- Organiser de petits évènements ;
- Validation des factures fournisseurs (sur son périmètre) et transmission au service comptabilité ;
- Support administratif aux autres services ;
- Classement et archivage des documents du service.

**MISSIONS RELATIVES A LA FLOTTE AUTOMOBILE**:

- Gestion de l’outil CARFLEET et de sa mise à jour permanente ;
- Gestion de l’affectation d’un véhicule et carte essence ;
- Gestion de la facturation pour chaque véhicule et carte essence
- Gestion du parc automobile de manière anticipée (prolongation de leasing, révisions et contrôle techniques ) et optimale ;
- Demandes de devis et suivi des commandes des véhicules auprès des fournisseurs;
- Inspection régulière des véhicules réceptionnés et affectés ;
- Prise de rendez-vous avec les garages et sociétés de contrôle ;
- Organisation des restitutions de véhicules aux sociétés de leasing ;
- Gestion des amendes, contraventions et déclaration de sinistres ;
- Sensibilisation des conducteurs à la sécurité routière et à la charte véhicule du groupe ;
- Entretien des véhicules ;
- Benchmark des véhicules de sociétés et des sociétés de leasing ;
- Alerte de la Direction de tout évènement anormal concernant la flotte.

**MISSIONS RELATIVES A LA QUALITE, SANTE, SECURITE, ET L’ENVIRONNEMENT**:
En tant que salarié de MCA INGENIERIE, **l’Ingénieur d’Affaires Confirmé** est un acteur de la politique qualité, santé, sécurité et environnement du groupe MCA. Ses missions les plus courantes sont:

- ** Appliquer le Système de Management QSSE**de MCA INGENIERIE ainsi que celui en vigueur dans son secteur ;
- ** Prendre connaissances des risques** liées à ses activités (DU, Plans de prévention, habilitations et formations nécessaires) et **appliquer et faire appliquer les mesures de prévention** (port des EPI/EPC, respect du Plan de
- Prévention, des modes opératoires et des consignes de sécurité) mises en place pour sa sécurité et celles des autres ;
- ** Signaler au service QSE tout dysfonctionnement ou situation anormale** relatif à la qualité, la santé, la sécurité et l’environnement des salariés ;
- ** Informer le service QSE de toute communication du Client** concernant la qualité, la santé, la sécurité et l’environnement des prestataires ;
- ** Participer à l’atteinte des objectifs QSE** annuels déterminés par MCA INGENIERIE ;
- ** Participer aux remontées terrain**lors des audits qualité, santé, sécurité et environnement ou bien des entretiens individuels avec son manager ou encore par le biais de l’Intranet.
- Cette liste n’est pas exhaustive, et d’une manière générale, il répond aux questions et intervient sur tous types de_
- dossiers ayant traits à ses activités commerciales, au suivi de ses consultants et au suivi de ses missions/affaires._

**Caractéristiques de l'emploi**:
**Catégorie emploi**:
CDD