Responsable Administratif.ve Et Financier.ère

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires:

- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

**Descriptif du poste**

Le poste est basé à Paris avec des déplacements réguliers dans les pays d’intervention.

Ce projet implique deux départements techniques d’Expertise France : le Département Santé (DEPSAN) en lead et le Département Capital Humain et Développement Social (CHDS) qui héberge la facilité Cap Compétences (cf. supra). Le/la Responsable Administratif.ve et Financier.ère (RAF) sera donc en lien avec ces deux départements techniques.

Le/la RAF est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du/ de la Chef.fe de projet.

Il/elle travaille en lien fonctionnel avec un.e Chargé.e de projets et un.e Assistant.e de projets au siège ainsi qu’avec l’équipe Cap Compétences qui sera composée d’un.e Chargé.e de mission appuyé.e par un.e Assistant.e de projets.

Les principales missions confiées au/à la RAF sont les suivantes:
**Gestion des subventions**

En étroite collaboration avec l’équipe projet et les experts mobilisés:

- Il/elle coordonne les activités permettant de formaliser l’Appel à Projets (AAP) ;
- Il/elle prépare les documents référents à la publication de l’AAP ;
- Il/elle s’assure de la publication de l’AAP sur le support approprié et du suivi de l’Appel (suivi et réponses aux questions posées dans les délais impartis, etc.) ;
- Il/elle s’assure du respect des procédures de l’Agence ;
- Il/elle s’assure de la bonne compréhension des membres du Comité de sélection des enjeux et des règles de l’AAP ;
- Il/elle contrôle et analyse les capacités organisationnelles et financières des porteurs de projet.
- Il est force de propositions auprès du Comité pour analyser et mitiger les risques soulevés.
- Il/elle assure le lien avec les porteurs de projet pour clarifier des points si nécessaires et les accompagner tout au long de la durée du projet.
- Il/elle s’assure de la disponibilité des documents clés issus des procédures mentionnées ci-dessus (preuves de publication, PV des comités, notifications aux porteurs, etc.)
- Il/elle contribue au suivi de la mise en œuvre des contrats de subvention:

- Il/elle développe un plan d’action pour accompagner les porteurs dans la mise en œuvre des projets en fonction des capacités de chacun ;
- Il/elle s’assure de la bonne compréhension par les porteurs de projet du transfert de responsabilité (mise en œuvre et financière) et anime des ateliers de formation et d’accompagnement dans un objectif de renforcement de capacités. Il peut s’appuyer si besoin sur l’expertise de l’équipe siège ;
- Il/elle vérifie la qualité des livrables attendus en lien avec l’équipe projet (rapports narratifs et financiers) ;
- Il/elle s’appuie sur différents livrables (prévisions budgétaires, plan de passation de marché, plan de communication, etc.) pour informer et alerter l’équipe projet sur l’avancée des contrats et alerter sur de possibles dérapages ;
- Il/elle est le lien de contact avec les porteurs de projet pour les questions administratives et financières ;
- Il/elle développement et mise à jour de tableaux de bord et gestion administrative des contrats ;
- Il/elle appui l’équipe projet et les porteurs dans l’organisation et le suivi des missions terrain, d’évaluation ou des audits.

**Gestion des achats/ contrats**

Sous le pilotage du/de la Chef.fe de projet et en étroite collaboration avec le Département des Affaires Juridiques (DAJ) et l’ensemble des autres services relevant de la fonction juridique de l’Agence:

- Il/elle est le garant de la conformité juridique des contrats qu’il passe avec la réglementation française applicable (notamment le code de la commande publique) et avec l’ensemble des procédures et bonnes pratiques définies par l’Agence ;
- Il/elle consolide la programmation des procédures de passation dont il a la charge à travers la mise à jour du Plan de passation de contrats (PPC) du projet ;
- Il/elle met en œuvre l’ensemble des procédures de passation de contrats relevant des besoins du projet et prend en charge notamment:

- L’élaboration des dossiers de consultation en lien avec les prescripteurs techniques ;
- La publication des avis ;
- Le dépouillement des plis ;
- La mise au point, la contractualisation et la notification des contrat