Secrétaire à Temps Plein à L'ifsi Nord Gironde

**Poste**:
Poste à pourvoir au 1er septembre 2025 à l'Institut dde Formation de Libourne., Secrétariat de la direction de l’IFSI, IFAS, IFAP.

DÉFINITION
- Assurer le secrétariat de l’IFSI, IFAS, IFAP et le suivi de la scolarité des étudiants et élèves de l’ensemble des filières
- Appliquer les procédures de sélection d'entrée en formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture
- Appliquer les procédures de diplomation de la formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture
- Entretenir les liens entre étudiants/élèves, formateurs et direction quant à la gestion administrative des dossiers des instituts.

HORAIRES ET ORGANISATION DU TRAVAIL
- Temps de travail : temps plein ou temps partiel
- Rythme de travail : 5j/7 (pour temps plein)

NIVEAU DE RESPONSABILITÉ & LIENS HIÉRARCHIQUES
- Directeur des soins, coordonnateur général des activités de formation l’IFSI/IFAS/IFAP/FC du Centre Hospitalier de Libourne
- Cadre supérieur de santé, adjoint à la directrice
- Travail en lien avec la coordination administrative

LIENS FONCTIONNELS
- Coordination pédagogique de l'IFSI/IFAS/IFAP
- Formateurs
- Service Formation Continue
- Les secrétariats des instituts du Nord Gironde
- Directions fonctionnelles de l’établissement support, en particulier avec les affaires financières, les services économiques, Ressources Humaines, système d’information,.
- Région Nouvelle Aquitaine
- Université
- ARS - DREETS - CFA - France Travail - Mission locale
- Autres instituts de formation
- Partenaires (MNH, MGEN, CASDEN )

MISSIONS GÉNÉRALES & ACTIVITÉS

Tâches principales:
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Accueil physique et téléphonique : apprenants et tous publics

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Gestion du courrier des instituts : réception et traitement

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Gestion du secrétariat:

- Traitement et suivi de la messagerie électronique
- Gestion des réunions diverses, des salles
- Gestion des enquêtes (DREETS, ARS, DRESS, INSEE )
- Élaboration des rapports d’activités, règlement intérieur, déclaration de la DIRECCTE
- Suivi et traitement des commandes (fournitures, matériel )
- Suivi et paiement des intervenants
- Gestion du calendrier et rendez-vous de la direction

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Gestion de la scolarité des apprenants:

- Traitement et suivi des dossiers de demande de prise en charge financière des apprenants (devis, conventions...)
- Gestion des OPCO
- Instruction des dossiers de rentrée en formation des apprenants et portfolios
- Suivi des assiduités des apprenants
- Élaboration et suivi des stages des apprenants (conventions, indemnités, tenues, ordres de mission...)
- Inscriptions et suivi des apprenants sur les plateformes (France Travail, Roméo, Transition Pro, Solstiss)
- Inscription des apprenants à l’université
- Suivi des dossiers de demande de bourses des apprenants
- Déclaration des accidents de travail des apprenants
- Création des badges des apprenants
- Préparation au mémoire de fin d’études
- Présentation des dossiers des apprenants aux jurys de diplomation (inscription ODESSA, conception des dossiers )

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Gestion des sélections d’entrée en formation:

- Élaboration des dossiers de sélection
- Organisation des jurys de sélection
- Gestion des admissions et suivi des listes (principale et complémentaire)

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Politique qualité, gestion des risques:

- Participation aux audits de certification qualité
- Préparation des visites de certification qualité
- Respect du classement et gestion documentaire
- Respect de la politique qualité de l’établissement

Missions ponctuelles:

- Gestion des instances des instituts
- Engagement dans des missions de référent en transversalité,
- Participation à l’entraide entre les instituts (peut être amené à remplacer ponctuellement sur un autre institut ou à la formation continue),
- Participation aux journées d’accueil,
- Participation aux journées portes ouvertes, aux salons des métiers etc.
- Participation à la démarche de certification des instituts
- Participation à la surveillance d’épreuves si besoin
- Possibilité d’entraide entre les différents secrétariats des instituts du Nord Gironde

**Profil**:
EXIGENCES STATUTAIRES
- Statut particulier de la Fonction Publique Hospitalière
- En CDD si pas titulaire de la Fonction Publique Hospitalière

Qualifications et diplômes requis:

- BTS Assistant de Direction / Assistant Manager souhaité
- Baccalauréat professionnel ou technologique en gestion administrative souhaité ou équivalant
- Expérience professionnelle en gestion administrative attendue.

APTITUDES REQUISES
Générales:

- Excellente présentation
- Discrétion et respect du secret professionnel
- Sens de la communication et de l'accueil
- Adaptation et intégration
- Organisationnelles, méthodiques et respect des échéances
- Autonomie
- Capacité à faire du reporting
- Ponctualité
- Rigueur
- Réactivité, logique, dynamisme, sens des priorités
- Sens du travail en équipe
- Esprit de synthèse

Connaissances:

- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook
- Connaissance ou capacité rapide d’apprentis